RHI Magnesita – Corporate Communication setzt auf Mitarbeiter-Apps und Digitalisierung

by Lisa Baur

Ein starker Anwärter für den IDEAward 2018 im Rahmen der Confare Konferenz IDEE war das von RHI Magnesita eingereichte Projekt. Um den Merger von RHI und Magnesita für die Mitarbeiter kommunikativ zu begleiten und von Anfang an das Zusammengehörigkeitsgefühl zu bestärken, wurde eine Mitarbeiter-App entwickelt, die es auch möglich machte, Non Desk Mitarbeiter zu erreichen. Und zwar weltweit. Mit bemerkenswerten Ergebnissen.

Katharina Skarabela, Teamlead Digital & Online im Bereich Corporate Communications erzählt uns, wie sich die App auf Mitarbeiter und Betriebsklima auswirkte und welche Einsatzmöglichkeiten sich ergeben haben.

Worum ging es bei dem eingereichten Projekt?

Eingereicht wurde unsere neue Mitarbeiter-App MyRHIMagnesita, die pünktlich zum Merger von RHI und Magnesita zu RHI Magnesita mit dem Ziel gelauncht wurde, ein globales Instrument für Kommunikation für Jedermann zu schaffen. Sowohl Whitecollars als auch Bluecollars können mit der App erreicht werden. RHI Magnesita sorgt damit für Informationsbereitstellung überall und jederzeit, komfortabel auf ein Tool, das fast jeder besitzt: das Smartphone.  So können rund 14.000 MitarbeiterInnen auf 4 Kontinenten an über 100 Standorten und mit über 70 Nationalitäten in mehr als 8 Sprachen erreicht werden. Neben einem Corporate News Channel bietet unsere App viele weitere lokale Standortkanäle, einen CEO Channel, Kurzmeldungen weltweit von jedermann für jedermann, People & Culture Management News, Integration News, Betriebsrats-News und viele mehr. Hinzu kommen ein Chat, ein Mitarbeiterverzeichnis, ein globaler Kalender, in dem alle wichtigen Termine des Unternehmens über die App abrufbar sind, Corporate & Produktbroschüren, diverse Manuals wie auch der Code of Conduct, Anmeldung zu diversen Veranstaltungen über die App, Feedbackformulare & Umfragen und anlassbezogen auch Gewinnspiele.

Was waren die Herausforderungen auf dem Weg von der Idee zur Umsetzung?

Neben der Auswahl des richtigen Providers – am Ende entschieden wir uns für Staffbase, ein deutsches Startup mit großem Wachstumspotenzial – lagen die Herausforderungen während der Testphase darin, herauszufinden, ob und wie man die App bestenfalls im Unternehmen anwenden kann. Weiters musste eine Betriebsvereinbarung erzielt werden, um die App endgültig im Unternehmen einführen zu können.

Während der Testphase waren auch die Merger-Vorbereitungen zu treffen und so wurde aus der Test-App MyRHI MyRHIMagnesita – inklusive Rebranding und der zeitgerechten Einführung zum Tag1 des Zusammenschlusses im Appstore. Außerdem bestand die Herausforderung darin, die MitarbeiterInnen beider vormaliger Unternehmen schnellstmöglich in die App einzuladen. Dies funktioniert für Whitecollars ganz einfach über eine automatische Email-Einladung, die Bluecollar Einladungen mussten wir jedoch per Brief an jeden einzelnen Mitarbeiter in der jeweiligen Landessprache in das jeweilige Werk schicken. Das bedeutete einen großen administrativen Aufwand.

Die Benennung von Editoren war/ist ebenso eine Herausforderung, da sich nach dem Merger viele Zuständigkeiten änderten und daher erst die richtigen Ansprechpartner weltweit gefunden werden mussten.

Dennoch: Die App ist insbesondere im Rahmen dieses Change-Prozesses ein hervorragendes Instrument, um gerade auch die Botschaften rund um die neue Kultur und Integration an die Mitarbeiter zu verbreiten.

Was sind die nächsten Schritte?

Geplant ist, weitere Informationen aus dem Intranet auch in der App verfügbar zu machen (etwa Travel Management, Purchasing Informationen uvm.), den Wissensaustausch in der App voranzutreiben (z.B. Erfahrungsberichte, Q&A), lokale Informationen bereitzustellen (standortabhängig etwa Geburtstage, Shuttle Services…) und Schichtpläne für alle Produktions-Standorte/Bereiche auszurollen.

Ein großes Anliegen ist uns auch die Anbindung von SAP in die App und damit die Zurverfügungstellung der Gehaltszettel, Arbeitszeiten, Urlaubsanträge in und über die App. Ebenso sollen durch Integration der Online-Schulungen in die App Mitarbeiter zukünftig auch E-Learning überall, komfortabel und mobil absolvieren können.

Spiele sollen unseren MitarbeiterInnen mehr Spaß an und in der App garantieren. So war ein Adventkalender-Gewinnspiel zur Weihnachtszeit bereits ein großer Erfolg.

Zudem sollen strukturierte Evaluierungen in Form von Umfragen dazu beitragen, die Usability der App und unserer Beiträge weiter erhöhen zu können.

In Zukunft soll die App zusätzlich partiell für Externe geöffnet werden und damit einen Kanal zur Verfügung stellen, der unsere Corporate News auch für externe Stakeholder zugänglich macht (z.B. Shareholder, Kunden, Medien…).

Nach und nach werden wir News im Intranet abstellen. Dies soll garantieren, dass ein one-stop-shop-Prinzip entsteht und die Useranzahl unserer MitarbeiterInnen in der App noch weiter erhöht wird.

Welche Bedeutung hat der IDEAward für Sie? Warum ist es wichtig, Digitale Leuchtturmprojekte und Innovationen vor den Vorhang zu holen?

Eine Mitarbeiter-App per se ist vielleicht noch nicht innovativ. Aber: Smartphones haben fast alle, auch unsere NonDesk Worker, die bisher nur mittels Mitarbeiterzeitung oder Aushang erreicht werden konnten. Ein Umstieg auf ein zeitgemäßes, rasches Tool, dass allen MitarbeiterInnen weltweit, also auch jenen, die keinen Zugang zum Intranet und damit zu aktuellen Informationen haben, zur Verfügung steht, war also strategisch wichtig und notwendig. Schließlich hat RHI Magnesita einen Anteil von rund 60% Bluecollar Workers. Mit der Mitarbeiter-App MyRHIMagnesita sind durch die Art und Aufbereitung des Angebots MitarbeiterInnen erreichbar, die bisher für die Informations- und Interaktionsangebote außer Reichweite waren. Im Zuge des Mergers wollten wir mit der Wahl des Zeitpunktes des Launches von MyRHIMagnesita pünktlich zum Day 1 Event des Mergers ebenso ein Signal der Zusammengehörigkeit setzen. Dass diese Rechnung aufgegangen ist, bestätigten die vielen Posts zu den diversen Day 1 Events weltweit, die unter dem userseitig entstandenen Hashtag #weareRHIMagnesita gepostet wurden. Die verstärkte Kommunikation untereinander und auch mit unseren ArbeiterInnen hat oberste Priorität – insbesondere in Zeiten des Wandels. Wir freuen uns, dass wir mit unserer Mitarbeiter-App einen großen Schritt nach vorne in die moderne, kollaborative Kommunikation machen konnten – und natürlich wäre es schön, das Projekt als „ausgezeichnet“ bezeichnen zu können und auch andere Unternehmen dazu anzuregen, diesen Schritt zu wagen.

Treffen Sie Katharina Skarabela als Referentin auf dem Confare Event #IDEE2019 – am 20. Mai 2019 im Park Hyatt Wien. Melden Sie sich noch heute an!

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