5 Gründe warum EDI auf der CIO-Agenda nicht fehlen darf. ecosio-CEO Philipp Liegl im Interview

by Anthony Torno

Daten sind das neue Öl, den Wahlspruch haben die Analysten von Gartner vor wenigen Jahren ausgegeben. Und wie das Öl, fließen Daten nun zwischen Abteilungen, Unternehmen und Behören. EDI ist dabei alles andere als eine neue Technologie. Doch im Zuge der Digitalen Transformation gibt es ganz neue Ansätze, die Möglichkeiten von EDI auszuschöpfen und zu nutzen, meint Philipp Liegl, CEO von ecosio im Bloginterview.

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Wie verändert die Digitalisierung die Anforderungen an Unternehmen, wenn es um die Integration von Lieferanten und Kunden geht?

Die Digitalisierung von unternehmensübergreifenden Lieferkettenprozessen basiert meistens auf einem auf Dokumente zentrierten Ansatz – und damit auf dem elektronischen Datenaustausch (EDI). Dabei werden Daten mit Kunden, Lieferanten und Behörden in Form von maschinenverarbeitbaren strukturierten Dokumenten direkt zwischen IT-Systemen wie ERPs ausgetauscht, ganz ohne das manuelle Eingreifen von Menschen. Das erhöht die Genauigkeit und die Geschwindigkeit in allen Lieferkettenprozessen, da manuelle Prozesse sowie Medienbrüche (wie beispielsweise das Abtippen von Papierdokumenten) schlicht wegfallen können. Zusätzliche Technologien wie WebEDI und Lieferantenportale führen dabei zu noch umfangreicheren Anbindungsmöglichkeiten entlang einer Lieferkette. EDI wirkt damit als das technische Fundament für die Integration über Unternehmensgrenzen hinweg und wird daher das Schlüsselelement für die zukunftssichere Digitalisierung von unternehmensübergreifenden Prozessen.

Wie hoch ist der Reifegrad in Bezug auf automatisierte Kommunikation in Lieferketten im DACH Raum tatsächlich?

Das grundlegende Konzept von EDI wurde im Wesentlichen schon in der Berliner Luftbrücke wichtig, wo erstmals über eine einheitlichen Kennzeichnung von Transportbehältern sowie Waren nachgedacht wurde. Dabei wurden Methoden und Technologien entwickelt, die auch heute noch als Strichcodes sowie eindeutigen Identifiern in EDI angewandt werden. Auch begann man damals per Funk anzukündigen, welche Flugzeuge welche Waren bringen, um die Bodenlogistik entsprechend vorzubereiten – dem Prinzip nach also ein Vorgänger des heute verwendeten elektronischen Lieferavis, ausgetauscht über EDI.

Die wesentliche Weiterentwicklung ist allerdings: Immer mehr Unternehmen setzen EDI ein, da es sich zu einem kritischen Element der Digitalisierung von Kunden- und Lieferantenprozessen entwickelt hat. Ganze Nationen fordern mehr und mehr den Einsatz von bspw. elektronischen Rechnungen (beispielsweise Italien, dort gibt es seit dem 1. Januar 2019 keine Papierrechnung mehr zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und Behörden). Wobei die e-Rechnung, wie sie auch genannt wird, ein Subset von EDI ist.

EDI gehört also zur geschäftskritischen Infrastruktur eines Unternehmens; ähnlich wie Elektrizität. Das bringt uns zu einem wichtigen Punkt: Gleichermaßen wie Unternehmen Strom kaum selbst produzieren wollen und stattdessen aus der Steckdose erhalten, so wird auch EDI immer mehr als Dienstleistung in Anspruch genommen – auch weil sich geschäftskritische Anforderungen (nicht nur in Bezug auf die e-Rechnung) stetig ändern.

Entsprechend hoch hat sich damit der Reifegrad von EDI-Lösungen über die letzten Jahre entwickelt. Dienstleister, die EDI as a Service anbieten, helfen Unternehmen aller Branchen in ihren spezifischen Situationen, zukunftssicheres EDI einzuführen und dieses sich ändernden Anforderungen anzupassen. Demgegenüber stehen noch vielerorts unternehmensintern historisch gewachsene und komplizierte EDI-Landschaften, die sich nur schwer skalieren lassen.

Warum sollten sich CIOs diesem Thema annehmen? Wo sind die höchsten Potenziale? Was kann dabei erreicht werden?

Einiges. Oft ist das EDI, wie oben erwähnt, im Unternehmen historisch gewachsen und wird noch inhouse betrieben – solche lokalen Infrastrukturen sind schlicht veraltet und oft gehen diejenigen Personen jetzt in der Ruhestand, die die EDI-Systeme vor dreißig Jahren implementiert haben. EDI-Prozesse müssen also schlichtweg neu geplant und umgesetzt werden.

Dabei zeichnen sich folgende Trends und Chancen für die nächsten Jahre ab, die in der Verantwortung von CIOs liegen:

Auslagern statt Selbermachen. EDI-Funktionalitäten werden an spezialisierte Dienstleister ausgelagert – das ist als klarer Trend erkennbar. Unternehmen konzentrieren sich mehr auf Ihre eigene Kernwertschöpfung und den entsprechenden Prozessen im ERP-System. Alle damit verbundenen EDI-Aufgaben und EDI-Themen werden von spezialisierten Dienstleistern übernommen, die sich um das Partner-Onboarding, das laufende Monitoring des Betriebs und um eine proaktive Fehlerbehebung kümmern.

Stärkere Integration der eigenen Lieferanten. Neben Vertrieb ist die effiziente Beschaffung heute einer der kritischsten Faktoren in einem Unternehmen. Über EDI bekommen Lieferanten elektronische Bestellungen und auch Forecast-Daten auf Basis der eigenen Planung; so können künftige Beschaffungsspitzen frühzeitig erkannt werden und auf Seiten der Lieferanten entsprechend gegengesteuert werden. Um nicht nur große Lieferanten zu erreichen, werden auch immer mehr webbasierte Portal-Lösungen (auch WebEDI genannt) verwendet. Damit können kleinere Lieferanten (also der Long-Tail) per EDI automatisiert an das ERP angebunden werden. Damit kann eine hundertprozentige EDI-Durchdringung der Beschaffungsprozesse erreicht werden.

Immer mehr EDI. Die Großen am Markt, wie Supermärkte im Handel oder Automobilhersteller, setzen auf noch tiefere Integration mit EDI. Mehr Belegstufen und detailliertere Daten werden von Lieferanten gefordert – beispielsweise im Handel die packstückgenaue Lieferavisierungen mit entsprechender Palettenetikettierung (längst Standard in der Automobilbranche); oder die Nutzung von Business Acknowledgements in der Automobilbranche, zur Bestätigung des Erhalts eines Lieferavis. Eigentlich in den USA bereits seit langem der Modus Operandi, kommt das  nun auch bei den europäischen Herstellern immer mehr zum Einsatz. Auch Prozessänderungen fordern neue EDI-Verbindungen, wie der strenge Trend Richtung Just-in-Time und Just-in-Sequence im Automotive-Bereich oder, generell in der Industrie, das steigende Konsignationsgeschäft. Lieferanten im Handel sehen sich durch VMI (Vendor-Managed-Inventory) neuen Anforderungen gegenübergestellt und müssen mit Abverkaufsdaten und Lagerstandsdaten des Kunden die Regalauffüllung regulieren. Bereiche wie die Logistik wären ohne EDI sowieso überhaupt nicht durchführbar.

Konsolidierung alter Standards. Historisch gewachsene EDI-Infrastrukturen in großen Unternehmen haben eine Vielzahl an verschiedenen EDI-Formaten und EDI-Standards – von Flat-Text-Dateien über CSV, TRADACOMS (in UK noch sehr wichtig), über EDIFACT, ANSI ASC X12 bis hin zu XML und JSON.  Vor allem lässt sich erkennen, dass die alten Flat-Text-basierten Formate wie VDA auf EDIFACT konsolidieren. Ältere Ansätze wie beispielsweise TRADACOMS gehen auch weiter Richtung EDIFACT. In den USA setzt man weiterhin stark auf ANSI ASC X12, was sich in absehbarer Zeit nicht ändern wird. Rund um die e-Rechnung bei Behörden basier so gut wie alles auf XML. Und JSON hat bei API-basierten Anbindungen heutzutage eine wichtige Rolle inne. Das Problem, dass wir hier natürlich oft sehen ist: Ältere EDI-Anbieter sind technologisch schlicht nicht in der Lage, mit derlei Konsolidierungen mitzuhalten. Also sind technologisch versiertere Anbieter besonders gefordert – alte Legacy-Anwendungen müssen einfach auf neue technologische Beine gehoben werden.

Behörden wollen auch mehr elektronische Daten. Vor allem elektronische Rechnungsdaten. Ausgehend von Süd- sowie Mittelamerika und Skandinavien kommt die verpflichtende e-Rechnung. Seit Anfang 2019 gibt es in Italien keine Papierrechnungen mehr. Auch Frankreich will hier ab 2024 nachziehen. Nicht nur die e-Rechnung wird verpflichtend für alle, es kommen auch weitere Belegstufen, wie beispielsweise die elektronische Bestellung. Ein Trend der weiter und weiter voranschreitet.

Welche Fehler sollte man als CIO vermeiden, wenn es um den professionellen EDI Einsatz geht?

EDI muss im Unternehmen einen entsprechenden Stellenwert bekommen. Egal ob man EDI selbst durchführt oder einen Dienstleister in Anspruch nimmt: Das Thema EDI muss von allen Beteiligten gleichermaßen mitgetragen werden – im Speziellen jedoch von Fachbereich und IT, wo system- und prozessvertraute Personen vorhanden sein müssen. Für die Umsetzung eines EDI-Projektes braucht es dann drei wichtige Faktoren (fehlt einer oder mehrere, dann sind Probleme oder Ineffizienzen vorprogrammiert):

EDI-Plattform. Diese dient zur Durchführung der Konvertierungen, zur Einstellung von Routing-Regeln, zur Definition von Konnektoren auf Basis von AS2, X.400 etc. usw. Das erledigt sich nicht von selbst; es braucht das entsprechende Team zur Durchführung dieser Aufgaben.

EDI/B2B-Netzwerk. Wer mit Kunden, Lieferanten und Behörden EDI-Daten austauscht, wird zügig feststellen, dass nicht jeder EDI-Partner auf die gleiche Weise erreichbar ist. Manche nutzen ein B2B-Netzwerk (genannt VAN für Value Added Network) und setzen voraus, dass man dieses auch nutzt. Andere fordern direkte Verbindungen auf der Basis von AS2, OFTP2, SFTP etc. Öffentliche Stellen haben da natürlich den Vorteil, dass in Gesetzen einwandfrei vorgeschrieben wird, was zu tun sei – und damit oftmals eigene Web Services oder Signatur-Anforderungen etc. zu erfüllen sind. Wollen alle Anforderungen auf eigener Basis erfüllt werden, entsteht entsprechend hoher Aufwand bei der Einrichtung aller Verbindungen und deren Wartung. Ein entsprechender Anbieter hat schlicht schon das Netzwerk dazu, realisiert alle EDI-Verbindungen zentral und kümmert sich um die Wartung und den laufenden Betrieb.

Onboarding und EDI-Operations (einfach gesagt: Service). Neben Plattform und Netzwerk ist das Team auch für die Umsetzung von Partneranbindungen und das laufende Monitoring des EDI-Betriebs essentiell. Nur mit vorhandenem technischen und prozessualen Know-how können EDI-Aufgaben wie Onboardings, Dokumenten-Mappings, Test- und Produktivschaltungen, aber auch Fehlersuche und Fehlerbehebungen, schnell und effizient durchgeführt werden.

Was sind die Vorteile der Cloud dabei?

Unternehmen betreiben keine eigenen Mail-Server – sie nutzen spezialisierte Dienstleistern wie Google oder Microsoft. Der Trend hin zu Cloud gilt klar auch im Bereich EDI. Die Nachrichtenübermittlung, die Nachrichten-Konvertierung, die Nachrichten-Signatur usw. – all das wird nicht mehr mit lokaler Software, also lokalen EDI-Konvertern, erledigt, sondern als Service aus der Cloud bezogen. Dabei gibt es zwei wichtige Unterschiede.

Bloße Platform-as-a-Service-Lösungen stellen eine EDI-Software in der Cloud zur Verfügung, über die EDI-Partner angebunden werden. Die Software selbst, also das Einrichten von Partner-Anbindungen oder Dokumente-Konvertierungen usw. muss jedoch von den eigenen Mitarbeitern im Unternehmen selbst übernommen werden. Außerdem verliert man hier den wichtigen Vorteil eines bereits bestehenden und umfangreichen B2B-Netzwerks – man hat in diesem Fall ja schlichtweg kein eigenes B2B-Netzwerk. Man muss also zu jedem EDI-Partner wieder und wieder eine eigene Verbindung aufbauen – potenzielle Netzwerk-Synergien fallen weg.

Bei EDI as a Service wird Unternehmen eine EDI-Lösung von einem spezialisierten EDI-Dienstleister zur Verfügung gestellt. Dieser übernimmt dabei alle EDI-Aufgaben. Man bekommt also funktioniere EDI-Verbindungen schlüsselfertig geliefert und das laufende Monitoring des Betriebs sowie die proaktive Fehlerbehebung werden auch von diesem übernommen – zukunftssicher, ohne internem Aufwand und flexibel skalierbar.

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