Porsche Informatik auf dem Weg zum modernen Arbeitsplatz

Der Confare #IDEAward in Zusammenarbeit mit ZTP ist eine Auszeichnung für Unternehmen, die sich erfolgreich der Herausforderung Digitalisierung stellen, Unternehmenskultur verändern, Innovation fördern und bewährte Bahnen verlassen. Es geht nicht nur darum, Ehrungen auszusprechen, sondern vor allem auch darum, Inspiration und Vorbilder für Veränderung zu liefern. Erstmals haben wir 2019 nun mit den AI Pionieren von EnliteAI Nominierte via AI suchen lassen. Wie das funktioniert hat, lesen Sie hier. Unsere neu entwickelte Künstliche Intelligenz hört auf den Namen PinKIe.

Natürlich gab es auch die Möglichkeit zur Einreichung. Die besten Nominierten, die PinKIe ausfindig gemacht hat, und die besten eingereichten Projekte wollen wir Ihnen gerne in unserem Blog vorstellen … so stay tuned …

Mit viel Mut, moderner Cloud Technologie und ohne dabei den Menschen außer Acht zu lassen, hat man bei Porsche Informatik den zukunftsorientierten Digital Workplace in Angriff genommen. Herbert Lohninger gestaltet federführend den Wandel und hat uns für den Blog verraten, was die entscheidenden Change-Management-Maßnahmen waren.

Treffen Sie ihn und 150 weitere Top Manager, die aktiv den Digitalen Wandel der österreichischen Unternehmen vorantreiben, bei Confare IDEE 2019.

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Wie war die Ausgangslage?

Die Ausgangslage war ein sehr traditioneller IT-Arbeitsplatz. Cloud-Nutzung war bis dahin verboten. Moderne Kollaborationslösungen wie Chat- oder Video-Telefonie gab es vereinzelt in Randbereichen, aber nicht in der Fläche weder in Österreich noch weltweit. Das mangelnde Angebot an modernen Zusammenarbeitslösungen war ein Nährboden für Schatten-IT.

Welche Wünsche haben Anwender an einen modernen IT-Arbeitsplatz?

Egal wo man ist – egal mit welchem Endgerät – arbeiten zu können. D. h., Zugriff auf seine Daten in Echtzeit zu haben. Egal ob vom Smartphone oder Windows-PC. Egal ob im Büro, Flughafen oder beim „mobile Working“. Außerdem soll die Usability so einfach wie möglich sein. Und die Nutzung der Tools mit so wenig „Medienbrüchen“ wie möglich. Beispiel: Einfache Video-Meetings im Kalender planen – mit wenigen Klicks.

Welche Technologien sind für den Change notwendig?

An Cloud Technologien kommt man hier nicht mehr vorbei. Die sind mittlerweile in diesem Bereich Standard.

Was waren die Erfolgsfaktoren?

Es gibt hier mehrere Erfolgsfaktoren. Es fängt beim Projektteam an. Ein so großes Projekt in so einer Zeit „durchzuboxen“ ist nicht Standard, im Gegenteil – es ist die Ausnahme. D. h., das Projektteam muss agil sein, über das richtige Mindset und natürlich über eine Menge an Durchhaltevermögen verfügen. Außerdem benötigt man den Rückhalt des Managements. Schnelle Entscheidungen in so einem Projekt sind die Bedingung. Wichtig ist auch, dass man den richtigen oder die richtigen Projektpartner (Externe) mit im Boot hat. Weiters ist es kein IT-Projekt. Es ist ein Transformationsprojekt und mit einem großen Change verbunden. 50 Prozent des Erfolgs ist die Technologie. Die anderen 50 Prozent, wie ich die Anwender begleite.

Ein Teilprojekt war bei uns das Thema „Management of Change“ mit einer umfassenden Begleitung des Benutzers. Mit dem Motto #UserFirst stand dieser bei uns im Mittelpunkt. So wurden unsere Benutzer am Tag der Umstellung von sogenannten Floorwalkern an ihrem Arbeitsplatz direkt bei diesem Change begleitet. Last but not least: Projektmarketing – man muss das Geleistete auch verkaufen. Aber vorher muss man „leisten“ ?

Wie reagieren Anwender, IT und Geschäftsführung auf die Veränderung?

Das Feedback auf allen Ebenen ist hervorragend. Die Nutzung der Tools steigt von Monat zu Monat. Wir messen die wichtigsten KPIs (z. B. Nutzung von Microsoft Teams, Onedrive …) und stellen diese intern auf unseren Digital Signage TVs dar. Den Dialog mit den wichtigsten Stakeholdern führen wir nahtlos fort, um hier Feedback zu bekommen.

Welche Change-Management-Maßnahmen muss man durchführen?

Informationsveranstaltungen im Vorfeld planen und den Change und damit die ganze Story dahinter erklären
Infostände aufbauen und den Leuten die Lösung anhand von Beispielen zeigen, Fragen beantworten oder auch selbst testen lassen
Professionelle Kommunikationskampagne als Vorbereitung für die Umstellung und bei der Umstellung selbst. Hier nutzen wir eine E-Mail-Kaskade verbunden mit Informationen in unserem IT-Portal und „knackigen“ Informationen.
UserGuides, kurze Artikeln und Videos in einem Portal – bei uns entstand ein neues IT-Portal auf Basis Sharepoint Online
Eine sog. Digital Workplace Community in MS Teams, wo jeder Benutzer per Default Mitglied ist. Hier kann man einfache Fragen zu den Produkten und deren Nutzung stellen und bekommt direkt vom Porsche-Informatik- Produktteam die Antworten. Früher hätte man es „Forum“ genannt.
Floorwalker am Tag der Umstellung die die Benutzer direkt am Arbeitsplatz unterstützen
QnA-Session nachgelagert – da meist mit der Nutzung weitere Fragen aufkommen.
Regelmäßige Abstimmung mit Stakeholdern (Betriebsrat, HR, IT-Bereichsleitern, Support …)

Was bedeutet für Euch der IDEAward? Warum ist es wichtig, digitale Innovationsprojekte vor den Vorhang zu holen?

Der IDEAward ist eine Auszeichnung und eine Ehre ihn zu bekommen. Die letzten Gespräche mit vielen anderen Unternehmen im DACH-Bereich zeigten, dass wir hier Vorreiter sind. Auch mein persönlicher Benchmark mit skandinavischen Unternehmen (die meist Vorreiter sind) zeigte, dass wir hier aufgeholt haben und uns nicht verstecken müssen – im Gegenteil. Und genau darum sollte man solche Projekte vor den Vorhang holen. Es ist toll, so einen Preis zu gewinnen und eine super Wertschätzung des gesamten Projektteams für das Geleistete. Das ist mir sehr wichtig. Die Leute haben Enormes geleistet. Aber es ist auch für alle anderen wichtig, die noch vor dieser Journey stehen: Wie haben es andere gemacht? Warum war es ein Erfolg? Was waren die Lessons Learned?

Impulsvorträge von Experten und Meinungsbildnern namhafter Unternehmen wie ÖBB, RHI Magnesita und SIGNA Holding | Networking und Erfahrungsaustausch mit Fachbereichs-Managern aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen | Creative Hub | Confare #IDEE 2019 – Das Event zu Digitalisierung und Innovation in Österreichs Unternehmen | 20. Mai 2019 – Park Hyatt Wien

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