Cloud und Schatten-IT bringen rechtliche Risiken bei Software Lizenzen

Hirsa Navid ist eine der führenden Experten im DACH Raum, wenn es um Software Lizenzen und Software Asset Management (SAM) geht. Im Vorfeld Ihres Vortrages beim Swiss #CIOSUMMIT am 11. September 2019 in Zürich vor mehr als 150 hochkarätigen IT-Managern hat sie für den Confare Blog skizziert, wie der Spagat zwischen Kostenoptimierung und Rechtssicherheit funktionieren kann. Dazu gibt es auch ein aktuelles Whitepaper, das man direkt bei Hirsa kostenfrei ordern kann.

In den Fachabteilungen hat sich das Problem der Schatten IT, also der Geräte, Anwendungen oder IT-Initiativen, die außerhalb Verwaltung der IT stattfinden, in den letzten Jahren immer mehr verschärft.  Ein Grund dafür ist die weiterhin zunehmende Bedeutung von SaaS- und Cloud-Providern, und eine der schwerwiegendsten Folgen besteht in einer deutlich erschwerten Budgetkontrolle. Eine der Optionen zur Wiedererlangung dieser Kontrolle ist die Einführung eines durchgängigen Demand Managements.

Software Lizenzen – ReLicense

Damit wird sichergestellt, dass an der IT vorbei keine Anschaffungen getätigt werden können, die nicht in das Portfolio passen und dann nach einiger Zeit wieder abgelöst werden müssen. Daneben existiert eine Reihe weiterer wirksamer organisatorischer Maßnahmen. Im SAM ist so momentan das sogenannte Cloud Cost Management auf dem Vormarsch: SAM Tool Hersteller sind aktuell auf Hochtouren dabei, Dashboards und BI Tools zu entwickeln, um den Themen Schatten IT und Budgetkontrolle Herr zu werden.

In turbulenten Zeiten wie diesen wird also Lizenzmanagement immer wichtiger, um die Budgets im Griff zu haben. Viele unserer Kunden kommen mit genau diesem Problem zu uns: „Wir müssen Geld sparen!“. Bei uns gibt es dazu zwei Ansätze. Eine Möglichkeit besteht darin, dass sie ihre ungenutzten Lizenzen an uns verkaufen, wobei wir mit einer detaillierten Analyse sicherstellen, dass die Kunden nach dem Verkauf nicht unterlizenziert sind.

Der zweite Ansatz besteht darin, den Einkauf zu optimieren und beispielsweise vorhandene Office 365 E3 Pläne auf E1 zu stufen und mit einem gebrauchten Office 2016 oder Office 2019 zu kombinieren. Auf diese Weise genießen Kunden alle Online-Vorteile, da diese bereits im E1 Plan enthalten sind, sie sparen zugleich auf einen Zeitraum von 3 Jahren gesehen sehr viel Geld. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie nur noch bedingt von möglichen Preissteigerungen des Herstellers betroffen sind.
>>> Mehr dazu im aktuellen Whitepaper

Es gibt noch weitere Szenarien für die Optimierungen im Einkauf. So verfolgen viele Unternehmen eine langfristige Cloud Strategie und wollen die Umstellung mit größerem Vorlauf planen. Auch in diesem Fall ist es empfehlenswert, auf Gebrauchtsoftware zurück zu greifen. Das gilt ebenso, wenn bestimmte ältere Applikationen nicht kurzfristig abgelöst werden sollen. Ein anderes Szenario könnte der Nachkauf von Gebrauchtlizenzen zum Schließen einer „Lizenzlücke“, auch während eines Audits, sein.

Wenn man sich mit Gebrauchtsoftware näher auseinander setzten möchte, gilt es, einige Rahmenbedingungen dringend zu beachten. Ein sehr wichtiges Thema ist so die Lieferfähigkeit der Bezugsquelle. Wir empfehlen, ausschließlich auf große und erfahrene Anbieter zu setzen, damit die Lizenzen zeitgerecht bezogen werden können. Eine weitere wichtige Rahmenbedingung ist die Rechtssicherheit. Dazu gibt es laut Rechtsanwältin Dr. Irene Binder aufgrund der Judikatur des EuGHs und weiterer deutscher Gerichte konkrete Vorgaben. Zu beachten gilt in diesem Zusammenhang, dass es im Urheberrecht keinen Gutglaubenserwerb gibt, weshalb eine lückenlose Dokumentation, insbesondere der vollständigen Lizenzkette, unumgänglich ist. Einige Anbieter werben jedoch mit Notariatszertifikaten und geben keine Löschungserklärung der Vorlizenznehmer an ihre Kunden weiter. Dies kann laut Dr. Binder zu erheblichen rechtlichen Problemen hinsichtlich des rechtskonformen Einsatzes der Lizenzen führen.

Treffen Sie ReLicense und mehr als 150 hochkarätige Schweizer IT-Entscheider beim 8. Confare Swiss #CIOSUMMIT am 11. September in Zürich. ReLicense bietet übrigens seinen Kunden ein umfassendes „Rechtssicherheitspaket“ über die Vorgaben der Judikatur hinaus an. Darin enthalten sind zum Beispiel auch eine Rücktrittsklausel und eine Haftungsfreistellung.

www.relicense.com