Mit dem SPAR ICS Spirit gemeinsam erfolgreich: Wie SPAR den Lockdown und Homeoffice bewältigt hat und die Auswirkungen auf die IT-Strategie

by Alp Keser

Die Sternstunde der IT hat es Confare #CIOAward Preisträger Franz Hillebrand (SIGNA) im Blog genannt – von einem Tag auf den anderen wurden tausende Arbeitnehmer ins Homeoffice verbannt. Dass die Prozesse weiterlaufen konnten, war in vielen Unternehmen der weisen Planung durch die IT-Verantwortlichen oder ihrem entschlossenen Handeln zu verdanken.

Als wichtiges Glied in der Kette der Nahversorgung war man bei SPAR vor einer doppelten Herausforderung. Auf der einen Seite ging es darum, die Versorgung auch bei gesteigerter Nachfrage sicher zu stellen, auf der anderen Seite musste man als Unternehmen handlungsfähig bleiben. Andreas Kranabitl ist Confare #CIOAward Preisträger und folgt als Geschäftsführer der SPAR ICS dem Motto: „We Create Retail Future“. Wir wollten von ihm wissen, wie man bei SPAR in der „neuen Realität“ angekommen ist und welche Auswirkungen das auf IT-Strategie, Technologie und Organisation hat.

Homeoffice wurde durch Lockdowns überall von einem Tag auf den anderen zur gelebten Realität – Wo waren bei diesem abrupten Wandel die größten Herausforderungen für die IT?

SPAR gehört zur kritischen Infrastruktur, daher waren wir ein paar Tage vorinformiert und haben diese Zeit genutzt, um uns auf diverse Situationen vorzubereiten. Da ging es zuallererst um Notfallszenarien in der Logistik und der Auslieferung. Da wir auch in Italien aktiv sind, hatten wir von dort schon Erfahrung und waren in der gesamten Organisation entsprechend sensibilisiert. Wir sind in den „Frozen-Zone-Modus“ gegangen und damit wurden sämtliche Systemänderungen grundsätzlich gestoppt, um die größtmögliche Verfügbarkeit abzusichern. In dem Modus sind wir normalerweise zu Ostern und zu Weihnachten, wenn die Geschäfte unter Hochlast laufen und wir uns keine technischen Störungen leisten können.

Am Donnerstag, 12. März wurde es dann aber richtig ernst und ab Freitag, 13. März war klar, dass wir praktisch die Büros räumen und Homeoffice das neue Schlagwort wird. Zu dem Zeitpunkt arbeiteten wir auch schon in Italien mit Hochdruck um das IT Equipment Homeoffice fähig zu machen. In Österreich waren wir hier besser vorbereitet, weil auf fast allen Endgeräten zumindest die entsprechenden (VPN) Komponenten bereitstanden.

Wir haben vorausschauend Equipment wie Smartphones, WLAN-Router, Notebooks, Drucker und Monitore am Markt reserviert bzw. eingekauft – auch für den internationalen Gebrauch. Der Field-Service wurde schon am Wochenende massiv aufgestockt, weil es einfach viele Anfragen und Hilfestellungen gab.

Ab Montag, 16. März waren unsere Büros einigermaßen leer uns es begannen die ersten konkreten „neuen Perspektiven“. Und das Thema Videokonferenzen bekam eine völlig neue Dimension. Hier haben wir blitzartig mit Web-Seminaren und e-Learning das notwendige Knowhow aufgebaut und auch technisch ordentlich ausgebaut. Das war dann auch der Tag, an dem meine Botschaft an alle IT-Mitarbeiter in fünf Länder ging – „jetzt kommt es auch auf uns an“.

Das heißt für mich, fünf Herausforderungen, die zu meistern waren:

  1. die vorbereiteten Notfallszenarien sorgfältig und umsichtig aufsetzen
  2. die IT-Infrastruktur zu stabilisieren und zu skalieren
  3. Equipment langfristig sicherstellen
  4. Videokonferenzen als zentrale Kommunikationsmethodik technisch und organisatorisch blitzschnell zu etablieren
  5. den Leuten klar zu machen, um was es geht und was zu tun ist – ich sag da immer – klare Kommunikation – top down – oder noch klarer – in den Kommandomodus gehen

Welche Anforderungen ergeben sich für Sie als Führungskraft bei Remote-Working? Was braucht es für die erfolgreiche Arbeit von IT-Teams?

Aus meiner Sicht ist entscheidend, den Mitarbeitern schnell zu erklären und klar zu machen, worum es geht und, dass wir den Betrieb und die Weiterentwicklung auch im neuen Modus auf dem Level halten, den wir vorher hatten. Dazu gab es tägliche Informationen an alle mit einem Überblick, wie´s der Firma so geht, was wir als IT tun müssen, an was wir arbeiten und eben auch Kommunikationselemente, um den Apparat in Bewegung zu halten. Das ist auch gut gelungen, die Performance war großartig.

Diese neue Situation erfordert eine klare Führung und das hat das ICS Leadership wirklich großartig geschafft. Ein Benchmark, den wir nach wie vor analysieren, um erfolgreiche Komponenten in den Normalbetrieb zu übernehmen. Ganz wesentlich waren die klare, konsequente und bedingungslose Kommunikation und Führungskultur. Agile in Form von maximaler Dynamik und Flexibilität, Errors-not-allowed als absolutes Qualitätsmerkmal – das war und ist unser Erfolgsrezept in der Führung in so einer Krisensituation. Und natürlich großes Vertrauen in das Team, das ja nicht sichtbar und nur spürbar ist. Da trennt sich dann die Spreu vom Weizen.

Man darf auch in keinem Fall vergessen, dass alle unsere Mitarbeiter zusätzlich eine allgemeine absolute Ausnahmesituation zu bewältigen hatten – ohne jegliche Erfahrungswerte! Sie mussten wochenlang in nebligen Bedingungen auch Ihren privaten Alltag bestmöglich meistern – jeder für sich mit anderen Challenges, aber wohl keiner ohne.

Der viel zitierte „SPAR ICS Spirit“ und der unglaubliche Zusammenhalt wurden in dieser Zeit umso mehr spürbar! Mit verschiedensten Initiativen wie beispielsweise einem Impulsvortrag vom Spitzensportler Felix Gottwald wollten wir an unsere Community appellieren! Felix Gottwald gilt seit seiner aktiven Zeit als Weltklasseathlet als Role Model für mentale Stärke und soziale Kompetenz.

Es gelang ihm bei seinem digitalen Vortrag, Erfolgsstrategien aus dem Spitzensport mit einer dafür notwendigen Lebenshaltung zu verbinden und diese authentisch, leicht verständlich und humorvoll in unseren beruflichen und privaten Alltagskontext zu bringen.

„We create retail future“ ist unser Credo – allerdings eben nur GEMEINSAM!

Inwieweit haben Coronakrise, Lockdown und Remote-Office Auswirkungen auf die Cloud-Strategie eines Unternehmens?

Es hat sich einfach gezeigt, dass die Cloud-Lösungen, gerade im Bereich Enterprise-Communication große Vorteile haben. Sie sind praktisch unendlich skalierbar und werden, wenn notwendig, „à la minute“ angepasst und verbessert. Dort, wo wir noch vereinzelt lokale Lösungen im Einsatz hatten, haben wir gesehen, dass wir damit in Engpässe geraten, die mit Cloud Architekturen einfach nicht zu befürchten sind. Insgesamt hat das Thema Cloud auf jeden Fall einen positiven Ruck nach vorne gemacht. Manchmal muss halt die Realität überzeugen 😉

Was sind die wichtigsten Handlungsfelder für den CIO beim Gestalten der Remote-Arbeitsplätze?

Naja, ehrlich, das ist eigentlich eine recht einfache Übung im Vergleich zu allen anderen Aufgaben und Zielsetzungen. Wichtig ist, dass wir unsere Remote Services optimieren, weil die waren in der Vergangenheit eher so ein „add-on“ und jetzt sind sie essentiell. PC mal durchstarten wenn VPN oder WLAN nicht funktioniert war früher halt Okay, heute müssen diese Dinge einfach funktionieren und zwar immer und überall und sofort. „Waiting for Connection“ ist keine Option mehr.

Aber abgesehen von der Technik gibt es schon auch organisatorische und auch rechtliche Dinge zu klären und zu fixieren. Dazu haben wir aktuell fünf Pilot-Teams installiert, die eruieren, was gut und weniger gut funktioniert und wo wir anpassen müssen.

Das oberste Ziel der gesamten Führungsriege ist, dass die Performance und die Qualität passt – dazu gehören gute technische Voraussetzung, die optimale Motivation der Mitarbeitenden und ein neuer Art des Performance-Measurement mit Tools und Vertrauen.

Haben sich die Anforderungen in Bezug auf Cybersecurity durch die Erfahrungen mit Homeoffice verändert?

Klar ist das jetzt noch sensibler und intensiver. Da wir aber schon immer Remote-Office als Service hatten und gut aufgestellt waren, ist das jetzt kein großes Problem. Es geht eher darum, die User noch intensiver zu sensibilisieren und zu informieren.

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Welche Herausforderungen gibt es, was Finanzierung und IT-Budgets betrifft? Welche Erwartungshaltung gibt es in Bezug auf Finanzierungsmöglichkeiten und „on demand“ Konzepte?

Ich denke, dass diese neue Situation auch die Perspektive auf die IT-Budgets verändert hat. Wer kein „on-demand-Budget“ hatte, für den war das Ganze sicher ein Learning und er kann das jetzt aufsetzen, weil die Geldgeber den Sinn der Sache besser verstehen. Ich habe gelernt, dass unsere Strategie der letzten Jahre, einfach IT als strategisches Asset zu vermitteln und sich auf die Zukunft vorzubereiten, super gepasst hat. Aber dafür brauchst du auch die richtigen Unternehmenslenker – für solche ich erfreulicherweise arbeiten kann.

Welche Auswirkungen haben die Erfahrungen rund um die Coronakrise für die IT-Strategie?

Ich denke, dass die Relevanz der IT durch diese Krise vom theoretischen Erläutern und von Powerpoint-Folien am Boden angekommen ist. Es ist ja oft so, dass viele Dinge, aus der oft sehr theoretischen und philosophischen und akademischen und Berater-lastigen IT-Welt für die Top-Entscheider schwierig zu verstehen und einzuschätzen sind.

Manche dieser Dinge wurden jetzt Realität und deshalb sind die Notwendigkeiten besser zu vermitteln oder werden sowieso erkannt. Ich gehe davon aus, dass die Themen Krisenmanagement, Remote-Working, Security und Cloud und auch autonomer Betrieb – also weniger Abhängigkeiten von Service-Providern – stärker in die IT-Strategien einfließen werden. Und falls ein Unternehmen bis heute keine IT-Strategie hat, dann wird man dort hoch motiviert sein, eine zu erstellen.

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8 ways IT managers can make the world a better place In times of change, many of our life support systems are on the brink of change. Corona crisis, climate change, educational reform, financial crises, refugee flows, healthcare and trade wars – our society faces a variety of challenges. IT has the chance to be part of the solution in many of these fields. A clear mandate for IT management to act?

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