OUT NOW im #ConfareBlog mit #Confare Blog mit Confare Swiss #CIOAWARD Nominee Marc Pfeiffer:
Die agile Reise der Steuerverwaltung des Kantons Bern
Schon beim Confare #ImpactAward konnte Marc Pfeiffer, CIO der Steuerverwaltung des Kantons Bern eine begehrte Auszeichnung erlangen. Als Amt in der Finanzdirektion geht die Steuerverwaltung dabei einen mutigen Weg, der wegweisend für viele Organisationen der öffentlichen Verwaltung sein kann. Um den Spagat zwischen steigenden Anforderungen und stabilem Budget zu meistern, setzt man auf Agile-Managementmethoden.
Die Erfolge auf diesem Weg machen Marc in den Augen der Jury zu einem aussichtsreichen Kandidaten für den Confare Swiss #CIOAWARD und die Auszeichnung als #TopCIO des Jahres.
Der Confare Swiss #CIOAWARD, den Confare in Zusammenarbeit mit EY und der Computerworld verleiht, holt seit mittlerweile 12 Jahren IT-Manager*innen und ihre Teams vor den Vorhang, die ein modernes und zukunftsorientiertes Rollenbild des CIO prägen.
Welche Bedeutung hat die Digitale Transformation für Ihre Organisation und wie sieht die Rolle der IT dabei aus?
Wie in den meisten Unternehmen, ist die Digitalisierung auch in der Steuerverwaltung des Kantons Bern ein entscheidender Faktor, um die Anforderungen der Zukunft erfüllen zu können. Vor dem Hintergrund, dass unsere Arbeitsmenge stetig zunimmt (unter anderem durch mehr steuerpflichtige Personen sowie mehr und schneller ändernde gesetzliche Vorgaben) und unser Stellenetat zudem seit Jahren plafoniert ist, steuern wir auf einen Konflikt zu, welchen wir nur durch Effizienzsteigerung mittels Automatisierung und E2E digitalen Prozessen lösen können. Dies wiederum führt zu Veränderungen der Jobs und zu höheren Anforderungen und damit zu Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden. Damit sind wir beim «Faktor Mensch», dem wichtigsten Element der Digitalen Transformation. Die IT ist hier lediglich die Keimzelle – inzwischen sind die Fachbereiche eng eingebunden und arbeiten für die Digitalisierung Hand in Hand zusammen.
Sie setzen auf ein agiles Setup – was bedeutet das in der öffentlichen Verwaltung? Was hat den Erfolg ausgemacht? Welche Hürden gab es zu überwinden?
Viele grössere Unternehmen der Privatwirtschaft setzen agile Verfahren seit einigen Jahren erfolgreich ein und jeder Informatiker lernt diese Methoden in der Ausbildung kennen. In der Verwaltung waren diese bei unserem Start 2018 aber noch kaum bekannt und wenig eingesetzt. Die wesentlichen Unterschiede liegen wohl darin, dass es in der Verwaltung nicht unbedingt zur Kultur gehört, bestehende Regeln in Frage zu stellen (beispielsweise. bei der Software-Entwicklung HERMES durch SAFe zu ersetzen), ohne dass ein Auftrag «von oben» kommt.
Ob es ein Erfolg ist, kann ich nicht abschliessend beurteilen. Ein agiles Setup führt zu vielen Veränderungen und damit zu Verunsicherung bei den Mitarbeitenden wie auch bei den Vorgesetzten. Es führt zu mehr Transparenz, hinter der man sich nicht mehr verstecken kann. Und es ersetzt in verschiedenen Bereichen Kontrolle durch Vertrauen und Verlässlichkeit. Logisch, dass dies nicht alle Betroffenen so toll finden. Solche kulturelle Veränderungen bewirken wir nur, wenn sie vorgelebt werden. Das braucht viel Zeit und da sind wir sicher weder perfekt noch am Ziel. Objektiv messbar sind die Tatsachen, dass wir heute mehr Inhalt schneller liefern können als früher und dies in mindestens gleich hoher Qualität.
Selbstverständlich gab und gibt es Herausforderungen. Zu Beginn beobachtete uns das Umfeld sehr kritisch. Inzwischen hat sich das gelegt. Einige Mitarbeitende hatten ernst zu nehmende Verlustängste. Als Lösung haben wir allen eine Job-Garantie gegeben, sofern sie sich auf Veränderungen einlassen und sich entwickeln wollen. Die Hürde der unterschiedlichen Kulturen und Verständnisprobleme zwischen agilen Teams und der klassischen Organisation mit unseren Steuerfachpersonen konnten wir bis heute noch nicht abschliessend überwinden.
Wie sehr hat sich das Unternehmen dadurch verändert?
Obschon wir SAFe als Framework nur in der Software-Entwicklung einsetzen, streben wir eine kulturelle Veränderung im gesamten Unternehmen an. In der aktuellen Unternehmensstrategie sind kulturelle und Leadership-Elemente aus der Agilität für das ganze Unternehmen enthalten. Wie jeder Change-Prozess führen diese Veränderungen aber auch zu Spannungen unter den Mitarbeitenden und zwischen den Bereichen. Diese sind noch nicht vollständig gelöst.
Was bedeutet es, im Digitalen Zeitalter CIO zu sein? Wie sieht ein modernes Rollenbild aus?
In meinen ersten Jahren als CIO standen Infrastruktur-Themen wie PC, Rechenzentrum und Netze sehr viel stärker im Fokus als heute. Aktuell wenden wir rund 80% der Zeit für Fachapplikationen, Softwareentwicklung, Transformationsthemen sowie Mitarbeitenden-Entwicklung und Kommunikation auf. Der CIO (wie jeder Informatiker) muss die Businessbereiche seines Unternehmens sowie deren Bedürfnisse gut verstehen und sich eng mit diesen abstimmen. So wird er automatisch zum CIDO und damit zum Entwicklungspartner für das Business. Die Koexistenz von CIO und CDO in zwei Rollen ist in meinen Augen überholt und hat nur dort noch eine Berechtigung, wo der CIO seinen Job nicht macht. Durch die Digitale Transformation hat sich auch mein Führungsverständnis stark verändert. Wir sind heute viel stärker als Team unterwegs und binden unsere Mitarbeitenden viel enger in die Weiterentwicklung und wichtige Entscheidungen ein.
Welche Bedeutung hat dabei der Human Factor?
Digitalisierung ist in aller Munde – mit Hilfe von Technologie die analoge Welt zu einer digitalen machen. Nur wenn man das angeht, erlebt jedes Unternehmen unweigerlich Begleiterscheinungen, welche von den allermeisten unterschätzt werden. Rund um die Digitalisierung passiert etwas, was wir unter Digitaler Transformation subsumieren. Und da geht es nicht um Technologie, sondern um die Menschen – It’s all about people!
o Kundinnen und Kunden
Wir richten die Lösungen konsequent auf Kunden-Bedürfnisse aus. Wir wollen sie einbeziehen und lernen, ihnen zuzuhören.
o Mitarbeitende
Die Digitalisierung hat ganz automatisch Auswirkungen auf die Jobs unserer Mitarbeitenden. Mit der Automatisierung fallen manche weg oder sie verändern sich. Damit ändern auch die benötigten Skills und damit unsere Erwartungen an die Mitarbeitenden. Wir bilden unsere Mitarbeitenden weiter, damit sie für die Digitalisierung bereit sind.
o Prozesse
Mit dem Einsatz von Technologie verändern wir unsere Kernprozesse grundlegend. Wir führen mit der Technologie beispielsweise agile Prozesse für die Software-Entwicklung ein. Dies führt ebenfalls zu Veränderungen der Tätigkeiten unserer Mitarbeitenden.
o Kultur & Mindset
Mit der Einführung von agilen Arbeitsweisen in vielen kleinen Arbeitspaketen werden automatisch viele Entscheide dezentralisiert. In der Folge führt das zu einer Verringerung der Bedeutung der Hierarchie. Gleichzeitig müssen alle Mitarbeitenden befähigt werden, sich in dieser neuen Welt zurecht zu finden.
o Leadership
Es ist schlicht unmöglich, in einer Transformation alles über die Linienvorgesetzten laufen zu lassen. Sonst bildet sich ein Flaschenhals. Wir geben unseren Kadermitgliedern die nötige Sicherheit, damit sie die Veränderung im Führungsverständnis und in der Kultur offen und ohne Ängste mittragen.
o Partnerinnen und Partner
Mit der Einführung von agilen Arbeitsweisen verändert sich die Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Man muss sie eng in technische wie auch personelle Entscheide einbeziehen. Risiken verschieben sich und es braucht eine Entwicklung hin zu einer Partnerschaft auf Augenhöhe.
Wo sehen Sie die Perspektiven? Was sind die nächsten Schritte?
Die Digitale Transformation ist eine lange Reise und wir sind sicher noch nicht am Ziel angelangt. In verschiedenen Bereichen hat unsere Maturität noch Luft nach oben. Aktuell stellen wir fest, dass zum einen die Kommunikation mit den Fachbereichen entwickelt werden muss. Zum anderen legen wir ein grosses Gewicht auf die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungskräfte. Wir sehen die nächsten Schritte entsprechend auch im Bereich der Rollen-Kompetenz sowie des agilen Mindset, ergänzt mit der Weiterentwicklung verschiedener technische Kompetenzen.
Was bedeutet der Confare #CIOAWARD für Sie und für die Schweizer CIO-Community?
Die Schweizer CIO-Community ist traditionell gut vernetzt und arbeitet eng zusammen. Logischerweise findet da der Confare #CIOAWARD viel Beachtung. Für mich persönlich ist es eine grosse Ehre, überhaupt nominiert zu sein. Dies gibt uns die Möglichkeit, uns als Top-Arbeitgeberin einem grösseren Publikum zu präsentieren.
Gender-Hinweis:
Zur besseren Lesbarkeit dieses Blogartikels verwenden wir das generische Maskulinum. Die in diesem Blogartikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.