… und dann kam der Lockdown … Die 3 wichtigsten Herausforderungen beim Wechsel ins Home-Office

by Fernando Ducoing

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Dell Technologies
Der Mensch zählt!

Home-Office wurde durch Lockdowns überall von einem Tag auf den anderen zur gelebten Realität. Wir wollten von IT-Chefs wissen, was bei diesem abrupten Wandel die größten Herausforderungen für die IT waren.

Wie bei allen wichtigen Aspekten des Digitalen Wandels, ist es weniger die Technologie, die besonders schwierig wäre, es ist vor allem der Faktor Mensch, den es zu beachten gilt.

Ich unterstreiche die Aussage, dass nichts schneller und mehr digitalisiert hat als das Corona Virus – das hätten ICT Abteilungen niemals vermocht. So gesehen kann man als ICT‘ler der Krise auch etwas Positives abgewinnen.” Alexander Wörndl-Aichriedler, Palfinger 

Alexander Wörndl-Aichriedler, Palfinger

Lockdown: Die 3 wichtigsten Home-Office Herausforderungen für IT-Manager

  1. Logistik: Einrichten und Ausstatten der Heimarbeitsplätze

In vielen Unternehmen hatte man im März 2020 schon längst Erfahrungen mit Home-Office und Remote Working gemacht. Aber immer nur in Teilbereichen und in beschränktem Ausmaß. Den gesamten Arbeitsprozess remote abzuwickeln, das war neu. Und es war schneller erforderlich, als man es geplant hatte.

Stefan Zierlinger, VERBUND

Home-Office war bei uns in Teilbereichen schon davor immer ein Thema. Die größte Herausforderung war es aber nun, Arbeitsplätze, bei denen Homeoffice bis dato nicht vorgesehen war, von heute auf morgen umzustellen. Hierbei galt es in den ersten Wochen insbesondere die Logistik zu bewältigen und die Anzahl an Laptops, Bildschirmen, Webcams und Headsets bereitzustellen.” Stefan Zierlinger, Energie Burgenland Green Technology GmbH

Viele Mitarbeiter mussten sich 2020 aprupt an die neue hybride Arbeitswelt anpassen. Dasselbe erwarten sie auch von ihren Endgeräten. Deshalb werden sie künftig Devices nutzen, die durch eine Kombination aus Künstlicher Intelligenz, Cloud und verbesserter Konnektivität die User Experience optimieren. Die KI sorgt dafür, dass sich die PCs naht- und reibungslos an die individuellen Nutzerpräferenzen anpassen. Mit ihrer Hilfe versteht ein Device beispielsweise, unter welchen Umständen ein Nutzer in einer Video-Konferenz sichtbar sein möchte und unter welchen nicht. Zudem schalten solche intelligenten Endgeräte automatisch auf 5G um, sobald das vorhandene WLAN zu schwach ist, und sorgen mit neuen und optimierten Apps und Services für eine noch bessere Kollaboration“ Stefan Trondl, Dell Technologies

CIO News Stefan Trondl, Dell Technologies

2. Schulung und Support für die Mitarbeiter

Stefan Zierlinger, VERBUND

Zusätzlich galt es Personen, die noch nie Webkonferenzen abgehalten hatten, mit unserer Online-Konferenzlösung vertraut zu machen. Dabei ging es nicht nur um die technischen Feinheiten, sondern auch um die generellen Verhaltensweisen in einer Webkonferenz im Unterschied zu einem Präsenzmeeting. Dafür wurden entsprechende User Guidelines erstellt und beispielsweise auch eine eigene Corona-Hotline eingerichtet.” Stefan Zierlinger, Energie Burgenland Green Technology GmbH

Auch Manfred Immitzer, Porsche Informatik, hat das Etablieren einer durchgängigen ‚virtuellen‘ Meetingkultur als Herausforderung erlebt. Zusammenarbeit funktioniert online einfach anders. Nur die Tools richtig zu bedienen, bedeutet noch lange nicht, dass man produktiv gemeinsam Probleme löst, kommuniziert oder Projekte voranbringt. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war also, den Mitarbeitern extra Support zur Verfügung zu stellen und zu unterstützen.

Für uns war die Technik weniger die Herausforderung, es war vielmehr das veränderte Kommunikationsverhalten und die Logistik die uns viel abverlangten. Wir hatten von einem Tag auf den anderen um 20% mehr Anfragen am Helpdesk und das auch in einer für die IT selbst ungewöhnlichen Situation. Das Ganze hat sich dann etwas eingegrooved nachdem alle Ihr Home-Office Setup gefunden hatten und wieder in den „neuen Realitäts“ Modus gewechselt sind.” Franz Hillebrand, SIGNA

Franz Hillebrand - SIGNA

3. Prozesse auf die neue Realität anpassen

Manfred Immitzer, Porsche Informatik

Das Verlagern von Organisation und Governancestrukturen sowie Kunden- und Lieferantenbeziehungen in den virtuellen Raum war eine besondere Herausforderung.” Manfred Immitzer, Porscher Informatik

Ist es im Büroalltag einfach auf Zuruf Information, Freigaben oder Unterschriften zu bekommen, so ist es online ungleich schwieriger. Hinzu kommt ein steigendes Aufkommen an Phishing und Online Betrugs- Versuchen, so dass es einen hohen Grad an Koordination braucht um weiterhin als Unternehmen schlagkräftig zu agieren. Die kurzfristigen Änderungen waren eine Herausforderung, gleichzeitig aber eine große Chance für weitere Digitalisierungsschritte.

Stefan Zierlinger, VERBUND

Es war notwendig, kurzfristig analoge Prozesse zu digitalisieren und auch für alle Mitarbeiter – in Abhängigkeit ihrer Anforderungen – die Möglichkeit einer digitalen Signatur zur Verfügung zu stellen.” Stefan Zierlinger, Energie Burgenland Green Technology GmbH

Eine entscheidende Woche im März – Wie die SPAR ICS die Tage vor dem ersten Lockdown in Österreich genutzt hat, um die neue Situation erfolgreich zu bewältigen

SPAR gehört zur kritischen Infrastruktur, daher waren wir ein paar Tage vorinformiert und haben diese Zeit genutzt, um uns auf diverse Situationen vorzubereiten. Da ging es zuallererst um Notfallszenarien in der Logistik und der Auslieferung. Da wir auch in Italien aktiv sind, hatten wir von dort schon Erfahrung und waren in der gesamten Organisation entsprechend sensibilisiert. Wir sind in den „Frozen-Zone-Modus“ gegangen und damit wurden sämtliche Systemänderungen grundsätzlich gestoppt, um die größtmögliche Verfügbarkeit abzusichern. In dem Modus sind wir normalerweise zu Ostern und zu Weihnachten, wenn die Geschäfte unter Hochlast laufen und wir uns keine technischen Störungen leisten können.

Am Donnerstag, 12. März wurde es dann aber richtig ernst und ab Freitag, 13. März war klar, dass wir praktisch die Büros räumen und Homeoffice das neue Schlagwort wird. Zu dem Zeitpunkt arbeiteten wir auch schon in Italien mit Hochdruck um das IT Equipment Homeoffice fähig zu machen. In Österreich waren wir hier besser vorbereitet, weil auf fast allen Endgeräten zumindest die entsprechenden (VPN) Komponenten bereitstanden. Wir haben vorausschauend Equipment wie Smartphones, WLAN-Router, Notebooks, Drucker und Monitore am Markt reserviert bzw. eingekauft – auch für den internationalen Gebrauch. Der Field-Service wurde schon am Wochenende massiv aufgestockt, weil es einfach viele Anfragen und Hilfestellungen gab.

Ab Montag, 16. März waren unsere Büros einigermaßen leer uns es begannen die ersten konkreten „neuen Perspektiven“. Und das Thema Videokonferenzen bekam eine völlig neue Dimension. Hier haben wir blitzartig mit Web-Seminaren und e-Learning das notwendige Knowhow aufgebaut und auch technisch ordentlich ausgebaut. Das war dann auch der Tag, an dem meine Botschaft an alle IT-Mitarbeiter in fünf Länder ging – „jetzt kommt es auch auf uns an“.

Das heißt für mich, fünf Herausforderungen, die zu meistern waren:

  • die vorbereiteten Notfallszenarien sorgfältig und umsichtig aufsetzen
  • die IT-Infrastruktur zu stabilisieren und zu skalieren
  • Equipment langfristig sicherstellen
  • Videokonferenzen als zentrale Kommunikationsmethodik technisch und organisatorisch blitzschnell zu etablieren
  • den Leuten klar zu machen, um was es geht und was zu tun ist – ich sag da immer – klare Kommunikation – top down – oder noch klarer – in den Kommandomodus gehen

Andreas Kranabitl, SPAR ICS

Mehr zum Thema finden Sie im Work Anywhere Factsheet 2021.

Für Sie KOSTENLOS zum Downloaden:
Factsheet Work Anywhere

Für das Work Anywhere Factsheet haben beigetragen:  Franz Hillebrand (SIGNA), Manfred Immitzer (Porsche Informatik), Andreas Kranabitl (SPAR ICS), Stefan Trondl (Dell Technologies), Alexander Wörndl-Aichriedler (PALFINGER), Stefan Zierlinger (Energie Burgenland Green Technology GmbH)

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