OUT NOW exklusiv im #ConfareBlog:
Innovationsfreude statt Skepsis – Wie entsteht positive Veränderung?
vom Confare Factsheet, powered by nexthink
Immer wieder kommt es vor, dass die IT neue Tools und Applikationen einführt, die von den Anwendern nicht genutzt werden. Innovative Projekte scheitern am Widerstand der Betroffenen. Was läuft falsch in solchen Situationen? Wieso finden vermeintlich sinnvolle Lösungen keine Akzeptanz? Wir beschäftigen uns in diesem Kapitel mit den Gründen der Skepsis, die eine positive Veränderung durch Innovation schwierig machen und welche Schritte notwendig sind, um die Skepsis in Innovationsfreude umzuwandeln.
Der Mensch im Mittelpunkt
Schwierigkeiten in Veränderungsprozessen haben meist nicht wirklich etwas mit der Technologie zu tun, sondern mit den Menschen, die sie nutzen sollen. Welche Bedürfnisse haben die Anwender? Wo genau gibt es Potential, den Arbeitsalltag zu unterstützen, Zeit zu sparen bzw. unliebsame Arbeitsschritte mit Hilfe der IT zu vereinfachen oder zu minimieren?
Beim Confare #CIOSUMMIT 2024 steht der Mensch im Mittelpunkt: Das Confare #CIOSUMMIT ist Österreichs größter und wichtigster IT-Management Treffpunkt mit 700 Besucher*innen, mehr als 120 Speaker*innen, 70 innovativen Aussteller*innen und Partner*innen und 15 interaktiven Workshop-Sessions.
#CIOSUMMIT Motto 2024: Human Xperience – Stand Out of the Crowd
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Eine wesentliche Veränderung ist, dass wir Menschen statt Büros ausstatten. Das haben wir in der Vergangenheit anders gelebt. Der digitale Arbeitsplatz geht auf die persönlichen Erfordernisse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend ihrer Aufgabe ein und ist damit unser Garant, dass diese ihre Aufgaben in jeder Situation optimal erledigen können.
Stefan Latuski, CEO, IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit & CIO, Bundesagentur für Arbeit
Veränderung macht uns Menschen Angst, Angst vor dem Ungewissen. Wir wünschen uns Sicherheit, Routine, Stabilität, Leichtigkeit und Entspannung. All das kann ins Wanken geraten, wenn uns Veränderung bevorsteht. Vieles ist ungewiss, Unsicherheit tritt ein, die Routine muss verlassen werden und die leichte, eingespielte Arbeitsweise geht zumindest am Anfang verloren. Es ist daher zutiefst menschlich, dass die Anwender erst einmal in den Widerstand gehen und neue Prozesse oder Werkzeuge mit Skepsis betrachten.
Warum der Faktor Mensch so wichtig ist? Der Mensch verändert sich nicht gerne und wir alle kennen die Changekurve und das Tal der Tränen – gewohnte Arbeitsabläufe aufgeben, neue Abläufe zu lernen und zu verinnerlichen ist eine Veränderung.
Michaela Waltersam, Gruppenleiterin Compliance, Communication & Improvement in Technology, A1 Telekom Austria AG
Um Sicherheit zu geben, gilt es einerseits, den Mehrwert herauszuarbeiten sowie spürbar zu machen und andererseits positive Erfahrungen zu erfassen und zu kommunizieren. Menschen akzeptieren Veränderung durch positives Erleben und gegenseitigen Austausch viel schneller.
Wesentliche Indikatoren sind nun orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der IT, niederschwelliger Zugang und ein hoher Grad an Digitalisierung und Automatisierung zur Entlastung unserer Kolleginnen und Kollegen. Messen lässt sich dies in zwei Werten: Zum einen in absoluten Zahlen, denn unsere Kolleginnen und Kollegen können trotz hoher Arbeitsbelastung dennoch die herausfordernden Aufgaben dieser Zeit erledigen – und zum anderen durch die positiven Rückmeldung vieler Kolleginnen und Kollegen im Rahmen unserer Austauschformate.
Stefan Latuski, CEO, IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit & CIO, Bundesagentur für Arbeit
Vertrauen ist ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz von innovativen Neuimplementierungen. Wenn Mitarbeiter gewohnt sind, dass die IT auf veränderte Situationen schnell reagiert und passende, unterstützende Lösungen anbietet, dann ist die Skepsis für zukünftige Veränderungen geringer. Die Pandemie war ein gutes Beispiel, um den Beweis anzutreten. Niemand war darauf vorbereitet und musste sich zwangsläufig auf die veränderte Situation einlassen. IT-Abteilungen, die die Zusammenarbeit trotz räumlicher Trennung schnell mit geeigneten Tools unterstützt und entsprechenden Support angeboten haben, sorgten einerseits für Vertrauen und gaben Sicherheit.
Aussenfaktoren wie Corona haben uns da ehrlicherweise sehr geholfen. Diese Aussenfaktoren müssen wir erkennen und nutzen und das ganz rasch! Wenn sich die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit kurzfristig ändern und wir Lösungen bieten, werden diese gerne genommen, damit ist die erste Hürde – nämlich die Nutzung – geschafft.
Karin Wegscheider, Head of Product Management, BRZ
Change braucht Change Management
Veränderungsprozesse in Unternehmen gut zu begleiten, ist essentiell und führt schneller zu Akzeptanz. Wer die Notwendigkeit erkennt und den eigenen Mehrwert sieht, ist offener und geht den Weg der Veränderung bereitwilliger mit.
Es ist teils schwer verständlich, wie man kleine und grosse Change Projekte durchzieht, ohne konkret zu wissen, welche Auswirkung diese auf die Endanwender haben. Je innovativer ich bin und desto schneller diese Innovationen umgesetzt werden sollen, desto unentbehrlicher ist doch der Blick auf die Auswirkung auf den Anwender. Funktioniert alles? Kennt sich jeder aus? Wird der Change auch angenommen? Wenn nein, warum nicht?
Helmut Maar, Sales Manager Alps, Nexthink
Wer die Betroffenen von Anfang an involviert und vor allem begleitet, nimmt viel Dampf aus dem Kessel. Unsicherheiten ausräumen und Sicherheit geben, sind zwei wichtige Kriterien für die Umsetzung eines Veränderungsprozesses.
>Buy-in< ist das Zauberwort und die dazu gehörigen Zaubertaten sind >erklären<, >beschreiben<, >unterstützen<, >anleiten<, usw. Wird das Unternehmen nicht >mitgenommen<, wird sich die Investition auch nicht rechnen und die Transformation hat nicht stattgefunden.
Thomas Thalhammer, Head of Workplace, SPAR ICS
Gerade bei der Einführung neuer Technologien braucht es neben den intensiven Einschulungen ein deutliches Vorleben durch die Führungskräfte. Sie sind de facto Influencer, die mit gutem Beispiel voran gehen.
Es reicht nicht mehr, einfach ein Tool auszurollen oder Lizenzen zu vergeben, wenn diese nicht genutzt werden. Das Wichtigste ist es, die Mitarbeiter:innen zu befähigen. Befähigung beginnt nicht bei Schulung, sondern in meinen Augen ganz klar beim Commitment und bei der eigenen Vorbildfunktion … Egal ob Teamleiter:in, Bereichsleiter:in oder C-Level Position: Es ist unumgänglich, selbst offen für Veränderung
zu sein und auch als Vorbild zu agieren.
Raphaela Pulsinger, IT Adoption- & Change Managerin | Senior Specialist IT Consulting, ÖBB Competence Center
Wer von Anfang an Klarheit bietet, tut sich leichter, Veränderungen erfolgreich durch- und umzusetzen. Optimal ist, die Beteiligten mit an den Tisch zu holen und gemeinsam den Change- Prozess zu erarbeiten, zu starten, zu leben und ihn letztendlich erfolgreich abzuschliessen.
Erster Schritt: Sorgfalt beim Expectation Setting im Rahmen der Initiierung: Notwendig ist eine gemeinsame Sicht darauf, was als Erfolg gilt und was die Meilensteine auf dem Weg dorthin sind.
Business Ownership ist ein genauso wichtiger Faktor: Wenn Fachbereiche und IT gemeinsam im Driver Seat sind, gemeinsam, Mittel und Prioritäten besprechen und Transparenz über Ziele und Fortschritte herrscht, kommt es nicht dazu, dass IT etwas liefert, das dann keiner haben will. Gerade bei grossen Initiativen braucht es meistens mehr oder genauso viel Change-Management im Business wie in der IT. Es ist wichtig, dass keine der beiden Seiten dabei zu kurz kommen.
Guru Sivaraman, Direktor ICT/ CIO, Universitätsspital Zürich
Akzeptanz durch Kommunikation
“Tue Gutes und rede drüber” ist ein passendes Sprichwort, wenn es um die Einführung neuer, innovativer Technologien geht. Den Mehrwert kommunizieren, die Mitarbeiter informieren mit Hilfe von verschiedenen, visuellen und textlichen Medien, all das kann den Unterschied machen. Je klarer das positive Bild von der Zukunft gezeichnet wird, umso leichter lassen sich die richtigen Erwartungen aufbauen.
Meine Verantwortung in der Rolle als Vice President ICT nehme ich hier ganz klar als Vorreiter und internen Chefkommunikator wahr.
Alexander Wörndl-Aichriedler, Vice President Global ICT, Palfinger
Wer selbst erlebt, wie IT den Arbeitsalltag positiv verändert und wer davon sichtbar profitiert, wird es weitertragen und andere Mitarbeiter motivieren. So kann eine angenehme Dynamik entstehen, die die Akzeptanz weiter steigert.
Vieles passiert schon von selbst, wenn die richtigen Tools von den richtigen Anwendern optimal eingesetzt werden. Die digitale Transformation muss in den Köpfen ankommen.
Oliver Gaugg, CIO, Pappas
Rechtzeitiges Informieren der Betroffenen erspart mühsame Diskussionen im Nachhinein. Wer versteht, warum eine Veränderung notwendig ist, und von Anfang an in die Kommunikation involviert wird, stellt sich darauf ein und fühlt sich wertgeschätzt.
Regelmässiges Feedback als Treibstoff für Weiterentwicklung
Je früher die IT-Abteilung erkennt, wie sich das Nutzerverhalten für neue Lösungen gestaltet, umso schneller kann sie eingreifen und adaptieren, um die Nutzung zu steigern und für Weiterentwicklung zu sorgen.
Am Anfang des Innovation Life Cycle kann der CIO mit seinem Team kritisch den Umfang neuer Tools challengen. Der Anspruch auf eine schnellere time-to-market gilt im ersten Schritt oft für die Goldrand-Lösung. Usage Reports beweisen aber oft wie selten Funktionen, die als sehr wichtig klassifiziert wurden, tatsächlich genutzt werden. Die MVP Diskussion ist oft mühsam, hilft aber am Ende nicht nur der Rentabilität, sondern auch der Akzeptanz – wenn die schnellere Umsetzung richtig beworben wird.
Antonius Bruckschwaiger, Leiter IT & Organisation, Ottakringer Getränke
Der nächste Schritt ist das kontinuierliche Verbessern der bestehenden Lösungen, denn auch das wird von den Usern gefordert. Features werden angeboten und wir sehen relativ rasch, was wirklich genutzt wird und was nicht.
Karin Wegscheider, Head of Product Management, BRZ
Wie überall gibt es in Unternehmen Menschen, die eine Begeisterung für IT haben und gern neue Dinge ausprobieren. Dieses Potential sollte genutzt werden. Sie geben sicher gern Feedback und bringen sich als Impulsgeber und Trendsetter für technologische Neuheiten ein.
Gender-Hinweis:
Zur besseren Lesbarkeit dieses Blogartikels verwenden wir das generische Maskulinum. Die in diesem Blogartikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.