WhatsApp vermeiden: Mitarbeiter wollen einen zeitgemäßen und sicheren Messenger wie Grape für die interne Kommunikation

by Annecilla Sampt

2014 gründete Felix Häusler in Wien das Startup Grape, dessen professionelle Messenger App (Desktop, iOS, Android & Windows Phone) sich um die zeitgemäße interne Kommunikation von Unternehmen und Behörden kümmert. Anwender von Grape sind beispielsweise die APA, die Erste Group und die Wiener Stadtwerke mit 15.000 und mehr Usern.  Grape ist vollumfänglich DSGVO-konform und ist verfügbar als Cloud-Version und On-Premises, als Installation auf firmeneigenen Servern. Grape-Gründer Felix Häusler beantwortete uns aktuelle Fragen rund um Mitarbeiter-Chats.

Der Grape Messenger in seiner Cloud-Version steht als 30-tägige Demoversion mit vollem Funktionsumfang kostenlos im Netz.

Welche Bedeutung haben Messenger Services in der modernen Unternehmenskommunikation?

Instant Messenger erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld. 2015 verwendeten in Deutschland noch 21 Millionen Nutzer Messaging Apps, 2017 bereits 26 Millionen und für 2020 werden 30 Millionen Nutzer prognostiziert. Im Unternehmen werden Messenger immer häufiger verwendet, da diese Form der Kommunikation effizienter als z.B. E-Mails ist. Beim Chatten werden Grußformeln und die formale Sprache durch kurze Nachrichten und Emojis abgelöst. Langes Warten auf kurze Antworten gehört somit der Vergangenheit an und das Chatten fühlt sich durch die bereits starke private Nutzung viel intuitiver als das Schreiben von E-Mails an.
Ein weiterer großer Vorteil von Messengern als Mittel der Unternehmenskommunikation ist, dass diese besser in die Arbeitsabläufe integriert werden können als Telefonate oder das Schreiben von E-Mails. Mit Hilfe präziser Nachrichten können so Informationen auf dem kürzesten Dienstweg eingeholt werden. Das Senden von Dokumenten oder Screenshots innerhalb eines thematischen Chatrooms ist darüber hinaus immer im richtigen Kontext. Außerdem hat sich das Arbeitsumfeld in den letzten Jahren stark verändert: Virtuelle Teams und Home-Office sind längst keine Seltenheit mehr und mit Hilfe von Messengern kann die örtliche Distanz gut überbrückt werden.

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Welche Herausforderungen gibt es dabei in rechtlicher, technischer und organisatorischer Hinsicht?

Eine große rechtliche Herausforderung stellt für Unternehmen die EU-DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung) dar. Es muss sichergestellt sein, dass der verwendete Messenger damit konform ist. Business Messenger wie Grape bieten mit Mobile Device Management (MDM) die Möglichkeit, die Messenger App auf Firmen-Smartphones zentral zu konfigurieren oder im Bedarfsfall sogar zu löschen.
Außerdem sollten Unternehmen besonderen Wert darauflegen, einen Instant Messenger zu verwenden der Datensicherheit garantiert. Der beliebte Instant Messenger WhatsApp ist ein US-Cloud Service Anbieter und unterliegt somit dem US-Freedom Act. Dienstanbieter sind dementsprechend verpflichtet US-Behörden potentiellen Zugriff auf die Daten seiner Nutzer zu gestatten. Das kann für Unternehmen einen Interessenkonflikt darstellen, da so die Kontrolle der wertvollen Firmendaten nicht mehr in den eigenen Händen liegt. Grape-Kunden können auf die On-Premise Lösung zurückgreifen, wo der Messenger inklusive der eigenen Daten auf dem eigenen Server in-house gehostet wird. So haben Grape-Kunden die volle Kontrolle über ihre Unternehmensdaten und genießen alle Funktionen der Cloud-Anwendung und erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten.

Was unterscheidet die professionellen Messenger Lösungen von Whatsapp, Facebook und Co?

Innovative CIO - 3 Faktoren für Corporates und StartupsDie primäre Zielgruppe von Messengern wie WhatsApp und Facebook sind Privatpersonen und nicht Unternehmen. Consumer Messenger bieten für Privatpersonen ein Chat-Erlebnis, das auf deren Wünsche abgestimmt sind. Äquivalent dazu sind die Funktionen von Business Messengern auf die Bedürfnisse von Unternehmen maßgeschneidert. Bei Grape kann Betriebssoftware nahtlos integriert werden, was immens viel Zeit spart: Word-Dokumente können direkt im Chat ausgewählt und gesendet werden und Meetings können automatisiert in den Kalender übertragen werden. Um themenrelevante Unterhaltungen zu bündeln, können Räume erstellt werden um diese zu besprechen. So kann ein guter Überblick beibehalten werden und Informationen zweckgerecht gesammelt werden. Diese können mit der intelligenten Grape-Suchfunktion im Handumdrehen wiedergefunden werden.
Neben den verschiedenen Endnutzern haben die Consumer Messenger andere Datenschutz Ansprüche als Business Messenger. WhatsApp kann sich zwar auf den Messenger-Markt für Privatpersonen behaupten, jedoch sollten Unternehmen und Behörden auf ein EU-DSGVO konformes Äquivalent zählen. Grape hat sich von Anfang an Daten- und Netzwerksicherheit auf die eigenen Fahnen geschrieben und liefert dies mit Hilfe von 256-Bit Secured Socket Layer (SSL) und mehrfach verschlüsselten Verbindungen mit den eigenen Servern. Der Standort der Cloud-Server befindet sich in Europa und fällt damit unter die strengsten Datenschutzgesetze. Kunden können sich außerdem komplette Kontrolle über ihre sensiblen Geschäftsdaten verschaffen mit Grapes On-Premise Servern. So verlässt kein Bit mehr das Unternehmen.

Im Digitalen Ecosystem des CIOs spielen Startups eine wichtige Rolle. Wie gestaltet sich denn für Sie die Zusammenarbeit mit den IT-Managern?

Das hängt ganz von der Innovationsbereitschaft der Corporates ab. Häufig werden bei Startup-Produkten zunächst einmal Risiken vermutet. Sobald jedoch erst einmal Vertrauen aufgebaut werden konnte, wird auch klar, dass mit dem Grape Messenger keine übermäßigen Risiken eingegangen werden müssen.

Was sind aus Ihrer Sicht die 3 wichtigsten Faktoren, damit die Zusammenarbeit von Corporates und Startups erfolgreich ist?

Als wichtigster Faktor kann ein vernünftiges Erwartungsmanagement genannt werden. Es sollte direkt zu Beginn einer jeden Zusammenarbeit geklärt werden, was möglich ist und was eventuell nicht. Auch die budgetäre Situation sollte gleich ausgelotet werden, um feststellen zu können, ob eine langfristige Zusammenarbeit überhaupt denkbar ist. Außerdem ist gegenseitiges Verständnis für die Situation des anderen absolut erforderlich, um eine erfolgreiche Kooperation angehen zu können. Schließlich sollte auch der Status der digitalen Transformation des Partners festgestellt werden. So sollten Corporates bereits ein ausgeprägtes Bewusstsein für die eigenen Use Cases entwickelt haben, weil Startups nur in begrenztem Umfang als Consultants für die Digitalisierung fungieren können.

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