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Produktiv im Remote- und Home Office – die Rolle der IT
vom Confare Factsheet, powered by nexthink
Wir leben in einer Zeit, in der sich die klassischen Arbeitsmodelle stark verändern. Home Office und Remote-Arbeit sind nicht mehr die Ausnahme, sondern in vielen Unternehmen gängige Arbeitspraxis. Wie lassen sich diese flexiblen Arbeitsplätze so gestalten, dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen, ihre Arbeit produktiv erledigen können und der Austausch und die Zusammenarbeit weiterhin optimal laufen.
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Corona hat alles verändert
Die IT war ab März 2020 extrem gefordert. Es galt, Home Office bzw. Remote-Arbeit von heute auf morgen möglich zu machen. Diejenigen Unternehmen, für die solche Arbeitsumgebungen schon selbstverständlich waren, taten sich leichter. Doch viele mussten erst einmal die Infrastruktur dafür schaffen. Interessant war jedoch, wie zügig ein Umstieg möglich ist, wenn es sein muss.
Beim Thema Remote Work war die Corona-Pandemie ein wahrer Game Changer.
Alexander Wörndl-Aichriedler, Vice President ICT, PALFINGER
Es hiess “schnell sein”, denn Leerlauf sollte vermieden werden. Die IT musste einen kühlen Kopf bewahren, um den ungestörten Wechsel des Arbeitsplatzsettings für viele Mitarbeiter zu orchestrieren und umzusetzen.
In der Coronakrise konnte die IT ihre Fähigkeiten beweisen. Innerhalb von 3 Wochen haben wir 35 % der Workforce auf Home Office umgestellt und konnten so während der ersten Corona-Welle die tiefste in-Spital Infektionsrate unter hochspezialisierten Spitälern der Schweiz erzielen.
Guru Sivaraman, Direktor ICT/ CIO, Universitätsspital Zürich
Stabile Technologie für ein produktives Arbeiten
von zuhause
Mittlerweile ist Home Office für viele Unternehmen zur Selbstverständlichkeit geworden. Die IT hat hier grossartige Arbeit geleistet. Sie implementierte die passenden Technologien für die unterschiedlichen Arbeitsszenarien und sorgte für funktionierende Unternehmensabläufe.
Durch die rasante Zunahme von Home-Office wurden IT-Abteilungen weltweit vor neue Herausforderungen gestellt. Sind die Systeme stabil genug? Funktionieren die entscheidenden Tools auch von zuhause aus? Die Rolle der IT dabei: Den reibungslosen Ablauf des operativen Tagesgeschäfts ausserhalb des Büros zu garantieren und die nötigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Und das ist keine leichte Aufgabe.
Alexander Wörndl-Aichriedler, Vice President ICT, PALFINGER
Auch Hybrid-Lösungen gehören immer mehr zum Arbeitsalltag. Sie ermöglichen eine enge Zusammenarbeit trotz Mischung aus Büroarbeitsplätzen und Remote-/Home Office Arbeitsplätzen.
Hinsichtlich der Hardwareausstattung haben wir gelernt, dass wir vermehrt Standards setzten müssen, damit jede:r von jedem Ort aus gleich gut arbeiten und an Meetings teilnehmen kann. Vermehrt kommt es zu hybriden Settings, also einigen Personen vor Ort und einigen an anderen Standorten oder im Home-Office. Hier sind wir, wie viele andere Unternehmen auch, noch dabei die richtige Ausstattung für die unzähligen Use-Cases zu finden.
Raphaela Pulsinger, IT Adoption- & Change Managerin | Senior Specialist IT Consulting, ÖBB Competence Center
Die passenden Technologien allein reichen jedoch nicht aus. Anwenderschulungen zum
Einarbeiten in die neuen Tools und klare Leitfäden für ein hybrides Miteinander sind notwendig. Dann kann eine erfolgreiche Teamarbeit unter den neuen Rahmenbedingungen gelingen.
Neben Hardware braucht es auch eine einheitliche digitale Plattform, von der aus konzernweit kommuniziert und zusammengearbeitet werden kann. Auch hier ist es wieder mit der reinen Ausstattung von digitalen Arbeitsmitteln nicht getan. Spielregeln der digitalen Zusammenarbeit, Guidelines und Anwenderkenntnisse sind darüber hinaus erforderlich, damit die Zusammenarbeit auch in hybriden Settings funktioniert.
Raphaela Pulsinger, IT Adoption- & Change Managerin | Senior Specialist IT Consulting, ÖBB Competence Center
Security wird zu einem wichtigen Faktor
Die zunehmende Etablierung von Home Office bedeutet ein höheres Sicherheitsbewusstsein zu entwickeln und bringt die Frage auf, ob die bestehende IT-Compliance ausreicht. Themen wie Schutz der Daten, Verfügbarkeit von Systemen und Vertraulichkeit sind neu zu bewerten.
Wesentlich ist in der heutigen Wissensgesellschaft das Thema Security, weshalb ich mich in meiner These der provokanten Frage “IT Compliance: Mehraufwand oder Mehrwert?” gewidmet habe. Mein Ziel war es herauszufinden, wie der Stellenwert zum Thema Compliance bei Führungskräften ist, da die Einhaltung der Compliance Vorgaben schon viele Security-relevante Aspekte sicherstellt.
Michaela Waltersam, Gruppenleiterin Compliance, Communication & Improvement in Technology, A1 Telekom Austria AG
Der Zugriff auf unternehmenskritische Daten und unternehmensinterne Systeme über unsichere Kanäle muss vermieden werden. Das bedeutet einerseits Aufklärung bei den Mitarbeitern und andererseits den Aufbau von Plattformen, die hohen Sicherheitsstandards genügen.
Um einen sicheren Zugang zu ermöglichen, ist das Fundament ein entsprechendes IAM (Identity and Access Management) notwendig. Auf dieser Basis heisst es, Integrierte Workflows zu schaffen. Das geht nur mit dem entsprechenden Integration Framework und skalierbaren Plattformen.
Guru Sivaraman, Direktor ICT/ CIO, Universitätsspital Zürich
Die Gewährleistung von Sicherheit ist äusserst wichtig, doch sollten auch die Zweckmässigkeit und der Nutzen der Massnahmen im Auge behalten werden. Es gilt, Schritte zu vermeiden, die am Ziel vorbeischiessen.
Gestiegen ist die Bedeutung dieses Themas durch das immer stärkere Flexibilitätsbedürfnis der Anwender:innen, mit dem auch die Sicherheitsrisiken gestiegen sind. Doch Achtung: auch Security und Compliance dürfen nicht zum Selbstzweck werden und Mehraufwand verursachen, sondern Mehrwert generieren durch das Schützen der wertvollen Daten des Unternehmens.
Michaela Waltersam, Gruppenleiterin Compliance, Communication & Improvement in Technology, A1 Telekom Austria AG
Informationsdrehscheibe Büro verändert sich
Schon vor Corona gab es die ersten Tendenzen zu flexibleren Arbeitsplatzmodellen. Das Büro als Drehscheibe für alle Informationen verliert mehr und mehr an Bedeutung. Der permanent mögliche Zugriff auf alle Unternehmensdaten und -Applikationen über unterschiedliche Devices, an beliebigen Orten verändert die Arbeitswelt.
Das Office ist dabei mehr eine Begegnungszone als ein >>Arbeitsplatz<<.
Andreas Stadler, Geschäftsführer, sDG Dienstleistungsgesellschaft mbH
Herkömmliche Formen der Zusammenarbeit, wie physische Meetings, das Gespräch in der Kaffeeküche oder der Austausch über die Schreibtische hinweg weichen aufgrund der räumlichen Distanzen im Home Office bzw. beim Remote-Arbeiten neuen, eher digitalen Kommunikationswegen. Chat-Räume, Video-Konferenzen, Sprachnachrichten oder Messenger-Dienste gehören immer mehr zum Alltag. Es hat sich ein interessanter Markt an Tools entwickelt, die wie ein digitales Büro funktionieren. Egal wann und egal wo, die gemeinsame Zusammenarbeit an Projekten lässt sich darüber problemlos umsetzen.
Die IT springt hier für eine bisher selbstverständliche Interaktion zwischen Kolleginnen und Kollegen ein – die Kommunikation untereinander, die Zusammenarbeit an Informationen und Dokumenten und “den Flurfunk”.
Stefan Latuski, CEO, IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit & CIO, Bundesagentur für Arbeit
Bei aller Euphorie über die neuen Möglichkeiten in der digitalen Welt ist ein wichtiger Faktor zu berücksichtigen – der Mensch. Nicht jeder Mitarbeiter ist gleich Feuer und Flamme für diese neuen Entwicklungen. Es bedarf einer guten Begleitung und jeder Menge Aufklärung. Das gilt einerseits für die Benutzung der digitalen Tools aber vor allem für die neue Art des Arbeitens.
Für mich ist da der Schlüsselfaktor Kommunikation. Wir unterstützen diesen Trend ganz proaktiv, indem wir Informationen, Schulungen, Broschüren anbieten, die Leute digital fit zu machen und zu halten. Wenn das funktioniert, dann ist es gleichwertig, ob daheim oder im Büro gearbeitet wird. Es ist auch wichtig den Mitarbeitern die Werkzeuge, die man ihnen in die Hand drückt, zu erklären. und, dass alle auf demselben Level sind.
Oliver Gaugg, CIO, Pappas
Services zur Aus- und Weiterbildung im Bereich Digitalisierung gehören zum Arbeitsspektrum der IT. Es reicht nicht, nur die Tools zu evaluieren und schnellstmöglich zu implementieren, sondern die Benutzer auch nachhaltig einzuschulen.
Wir müssen rasch geeignete Lösungen anbieten und die Anwender:innen auch auf diese Lösungen schulen. Die tollste Lösung muss auch “an den Mann und die Frau gebracht werden”, sonst verfehlt sie die Wirkung. Wir haben im BRZ während der Zeit des 100 %-igen dislozierten Arbeitens sehr viele Kurzschulungen (1-2 Stunden) angeboten, um die Mitarbeiter:innen mit den neu angebotenen Lösungen vertraut zu machen.
Karin Wegscheider, Head of Product Management, BRZ
Jeder Benutzer erkundet neue Tools auf seine eigene Art. Eine Austauschkultur zu nützlichen Funktionalitäten wäre wünschenswert und trägt positiv zur Akzeptanz und schnelleren Einarbeitung bei.
Ein wichtiger Aspekt dabei war das Voneinander lernen. Wenn ich ein Feature wirklich hilfreich finde, kommuniziere ich dies aktiv an meine Community, damit möglichst viele Kolleginnen und Kollegen dieses Feature auch ausprobieren. Wie intensiv ich dieses Feature nutze, entscheide ich im Endeffekt selbst, denn jeder arbeitet etwas anders.
Karin Wegscheider, Head of Product Management, BRZ
Produktiv im Home Office – der Beitrag der IT
Durch Corona ist die IT zum Handkuss gekommen und musste zügig das Projekt “flexible Arbeitswelten – Home Office für Mitarbeiter” umsetzen, denn wer sonst hätte es tun sollen?Das erfordert nun einen veränderten Blick auf die Produktivität in der Zusammenarbeit.
Die produktive Gestaltung beginnt nicht dort, wo die Tools verfügbar sind und andere Voraussetzungen geschaffen wurden. Produktivität bedeutet nicht, virtuelle Termine ohne Pause einzutakten.
Antonius Bruckschwaiger, Leiter IT & Organisation, Ottakringer Getränke
Wie arbeite ich produktiv im Home Office oder remote von einem beliebigen Ort? Das Thema geht weit über die blosse Bereitstellung von Technologie hinaus. Natürlich ist wichtig, dass die Systeme funktionieren und der performante Zugriff auf die Arbeitsumgebung gegeben ist.
Doch wie überwinde ich die örtlichen Unterschiede, bin trotzdem im Kontakt mit meinem Team und arbeite effektiv zusammen an den bestehenden Projekten?
IT stellt somit nicht nur die vielen kleinen technischen “Helferleins” zur Verfügung, damit Home-Office rein technisch funktioniert, sondern kann auch aufzeigen, wie produktives Arbeiten über Ortsgrenzen hinweg aussieht.
Thomas Thalhammer, Head of Workplace, SPAR ICS
Die IT kann auf verschiedenen Ebenen unterstützen. Das Überwachen der Systeme, um schnell auf Probleme reagieren zu können, ist ein guter Weg, jedoch nicht der alleinige. Nah am Anwender zu sein und sich konkret über die Arbeitsweise, mögliche Stolpersteine und die Zufriedenheit zu erkundigen, ist anzuraten.
Dabei geht es nicht nur (aber auch) darum jederzeit zu wissen, ob und wie gut das WLAN zu Hause oder im Starbucks gerade funktioniert und ob das VPN Zertifikat nicht abgelaufen ist, sondern auch um das ganz persönliche Empfinden jedes einzelnen Mitarbeiters. In vielen Fällen, und das ist nicht böse gemeint, sitzt das Problem für die IT nämlich tatsächlich vor dem PC und nicht dahinter. Klassisches Monitoring kann diese Einblicke nicht liefern, denn nur wenn auch das Feedback der Mitarbeiter eingeholt wird, kann ein IT-Team wirklich wissen wo es Probleme gibt. Hierzu reichen auch nicht gelegentliche Umfragen, die typischerweise niedrige Rücklaufquoten haben, sondern es müssen unmittelbar im richtigen Kontext und an den betroffenen Personen die richtigen Fragen gestellt oder Informationen verteilt werden.
Helmut Maar, Sales Manager Alps, Nexthink
Die neuen Arbeitswelten erfordern neue Richtlinien für das Miteinander, die jedem bekannt sein sollten. Diese gemeinsam zu erarbeiten, stärkt das Wir-Gefühl. Es entstehen sonst verschiedenste Erwartungshaltungen, die eventuell nicht erfüllt werden und dann zu Konflikten führen.
Wichtig sind für mich auch klar kommunizierte Do’s and Dont’s, also Spielregeln für die remote und hybride Zusammenarbeit, die nicht nur klar kommuniziert, sondern von allen Beteiligten auch aktiv eingefordert werden.
Karin Wegscheider, Head of Product Management, BRZ
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