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Die neue Rolle der IT: Proaktiv, effizient und schnell – die neue Rolle der IT in einer Zeit der Veränderung
vom Confare Factsheet, powered by nexthink
Unternehmen, Marktanforderungen, Geschäftsmodelle – alles ist in ständiger Veränderung. Was letztes Jahr noch aktuell war, ist heute schon Schnee von gestern. Dazu kommen Krisen, die Agilität und schnelles Reagieren fordern. In dieser “verrückten” Zeit liegt eine hohe Verantwortung auf der IT. Es reicht längst nicht mehr aus als Support-
Abteilung und Dienstleister reaktiv zu handeln. Die IT muss den Unternehmenserfolg als tragende Säule proaktiv mitgestalten
Das und viel mehr lesen Sie hier im #Confare Blog mit Top IT-Leader aus dem DACH-Raum.
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Wodurch zeichnet sich eine proaktive IT aus?
Proaktiv heisst, zielgerichtet zu agieren sowie in die Zukunft zu schauen und somit aktiv zur Transformation beizutragen. Die Zeiten sind vorbei, in denen die IT auf ein Helpdesk-Ticket gewartet hat, um aktiv zu werden. Mit ihrem Wissen über digitale Möglichkeiten und unternehmerische Notwendigkeiten der Prozess-Automatisierung und -Optimierung, kann die IT als Berater sowohl Veränderung proaktiv anstossen als auch umsetzen und für den nötigen Wissenstransfer sorgen.
Gerade in den operativen Bereichen merken wir, dass viele Prozesse nach wie vor sehr analog und papier-getrieben laufen. Das war bislang gelebte Praxis. Inzwischen ist es ein immer grösser werdendes Anliegen, dass Prozesse digital schneller und effizienter abgewickelt werden können und dadurch auch in operativen Bereichen einen echten Mehrwert für Mitarbeiter:innen und Kund:innen bringen. Mittlerweile haben wir alle Mitarbeiter:innen mit einer digitalen Identität (User, Lizenzen, Geräte) ausgestattet. Damit ist es nicht getan, jetzt geht es darum Know-how und digitale Skills auf- und auszubauen, dieser Prozess benötigt Zeit.”
Raphaela Pulsinger, IT Adoption- & Change Managerin | Senior Specialist IT Consulting, ÖBB Competence Center
Bei einem klassischen Uhrwerk aus Meisterhand greifen die Zahnräder perfekt ineinander und sorgen für eine genaue Zeitanzeige. Genauso, sollte es auch in einem Unternehmen funktionieren. Die IT und die Mitarbeiter – in unserem Bild Zahnräder des Uhrwerks – müssen eng zusammenarbeiten mit dem Ziel, die Kunden bestmöglich zu betreuen und zu servicieren. Das setzt voraus, dass die IT sich proaktiv informiert, was genau die Mitarbeiter brauchen, um dem gerecht zu werden.
Es ist von zentraler Bedeutung für den Mitarbeiter relevante Infos zum richtigen Zeitpunkt zu liefern. Nur so kann er dem Kunden dienen. Wir bei Pappas versuchen immer Lösungen zu bringen, die den Kunden
ins Zentrum stellen und nur so kann unser Personal hocheffizient sein. Das IT-System muss dafür unseren eigenen Mitarbeitern, die wir auch als Kunden sehen, seine wichtigsten Informationen zielgerichtet und genau zur Verfügung stellen
Oliver Gaugg, CIO, Pappas
Um einen Wandel einzuleiten und umzusetzen, ist es notwendig den Status- Quo genau zu kennen und verschiedene Perspektiven einzunehmen, um die Folgen abzuschätzen. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung findet sehr viel Veränderung statt, die gut begleitet werden muss. Gerade die IT sollte hier eine proaktive Rolle einnehmen, um von Anfang an eine hohe Akzeptanz zu schaffen.
Agieren statt reagieren! Ich bin persönlich oft sehr erstaunt, wie wenige IT-Organisationen tatsächlich über den Ist-Zustand wissen und das als gegeben ansehen. Es ist teils schwer verständlich, wie man kleine und grosse Change Projekte durchzieht, ohne konkret zu wissen, welche Auswirkung diese auf die Endanwender haben. Je innovativer ich bin und desto schneller diese Innovationen umgesetzt werden sollen, desto unentbehrlicher ist doch der Blick auf die Auswirkung auf den Anwender. Funktioniert alles? Kennt sich jeder aus? Wird der Change auch angenommen? Wenn nein, warum nicht?
Helmut Maar, Sales Manager Alps, Nexthink
Welche IT-Trends nutzen dem Unternehmen?
Diese Frage sollte sich die IT ständig stellen. Das setzt voraus, sich regelmässig über neue Entwicklungen zu informieren und auszutauschen, um den Mehrwert dieser technologischen Trends und die Umsetzbarkeit im eigenen Unternehmen abzuschätzen. Damit das überhaupt gelingen kann, muss die IT die Organisation mit all ihren Abläufen gut kennen und ein Ohr an den Bedürfnissen der internen und externen Kunden haben.
Ich bin international in Fachforen, informiere mich über die neuesten Forschungsergebnisse und besuche wichtige Events, wie das Confare #CIOSUMMIT, wo neue Trends zuerst aufgegriffen und diskutiert werden. Die Nachricht von neuen Entwicklungen oder Applikationen bahnen sich schnell ihren Weg zu den Mitarbeitern.
Oliver Gaugg, CIO, Pappas
Was kann die IT tun, damit alle den Weg der Veränderung mitgehen?
Wer über Veränderung nachdenkt, hat sich meist gedanklich schon auf die Reise gemacht. Doch Vorsicht, um Abteilungen, das ganze Unternehmen oder Kunden mitzuziehen und in Bewegung zu bringen, geht es erst einmal wieder zurück zum Start. Jeder sollte da abgeholt werden, wo er sich gerade befindet, um eine Chance zu bekommen, überhaupt in den Zug der Veränderung einzusteigen. Ganz wichtig sind dabei Kommunikation und aktiver Support und das nicht nur, bis der Zug losrollt, sondern auch während der Fahrt. Jeder Passagier will gut informiert und versorgt sein.
Aus dem offenen Austausch in der Confare CIO Community geht hervor, dass einige Innovations- und
Optimierungs-Initiativen nach einem vielversprechenden Auftakt im Sand verlaufen. Hier sind wir gefordert, Innovation und Zusammenarbeit als laufende Verantwortung und nicht als Projekt zu verstehen.
Antonius Bruckschwaiger, Leiter IT & Organisation, Ottakringer Getränke
Innovation ist kein Selbstzweck. Nur weil etwas trendig ist, muss es noch lange nicht passen. Was gewinnt der interne oder externe Kunde? Wo genau profitiert er von der Veränderung? Lässt sich das nicht herausarbeiten, wird das Projekt wahrscheinlich scheitern. Andernfalls stehen die Chancen gut, die Betroffenen mit an Bord zu holen. Das setzt jedoch voraus, dass ihnen ausreichend Zeit gelassen wird.
Keinesfalls darf sie zu einem Hindernis werden. Daher sollte IT niemals vergessen, dass der Kundennutzen im Fokus zu stehen hat. Die Frage “Was bringt der Demand dem Kunden?” sollte in das Standardrepertoire aufgenommen werden. Aber Achtung, durch den Druck und die Forderung nach “Rascher, Innovativer, Effizienter” darf auch die Technik nicht auf den Faktor Mensch vergessen! Menschen benötigen Zeit, um sich mit Veränderungen und Neuerungen auseinandersetzen zu können. Aus diesem Grund liegt mir persönlich Changemanagement sehr am Herzen – wenn wir die Menschen nicht zeitnah abholen, dann haben wir etwas falsch gemacht.
Michaela Waltersam, Gruppenleiterin Compliance, Communication & Improvement in Technology, A1 Telekom Austria AG
Veränderung, die von Betroffenen selbst initiiert wird, hat die grösste Erfolgsaussicht in der Umsetzung und Akzeptanz. Daher braucht die IT nur Augen und Ohren offen halten bzw. proaktiv zum Austausch und zur Ideenfindung einladen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen am besten, welche Bedürfnisse sie für ihre eigene Produktivität haben. Der Kontakt ist für mich daher enorm wichtig. Wir haben in den letzten Jahren mehrere Formate geschaffen, in denen wir uns mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus allen Themenbereichen und Dienststellen der Bundesagentur für Arbeit vernetzen, zuhören, Innovationen vorstellen und gemeinsam reflektieren. So können wir frühzeitig Themen identifizieren, priorisieren oder – soweit erforderlich – nachjustieren.
Stefan Latuski, CEO, IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit & CIO, Bundesagentur für Arbeit
Digitales Know-how aufzubauen ist ein kontinuierlicher Prozess, der aufgrund ständiger Weiterentwicklungen nie ganz abgeschlossen ist. Es empfiehlt sich daher ein ansprechendes Schulungsprogramm aufzusetzen, das die Mitarbeiter flexibel nutzen können und das ihnen im Alltag hilft.
Je nach ihrer Rolle und Funktion ist es notwendig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neuen Tools und Anwendungen kennen und sicher bedienen können. Um das sicherzustellen haben wir bei der BayWa den “digitalen Führerschein” etabliert. Anhand eines digitalen Tests erhalten die Kolleginnen und Kollegen eine Auswertung, wo sie mit ihren aktuellen digitalen Kenntnissen als Anwender aktuell stehen. Ergänzend dazu bieten wir ihnen auf unserer Schulungsplattform entsprechende Schulungen, um passgenau zur jeweiligen Stelle im Unternehmen – die Kenntnisse zu ergänzen und das Wissen zu vergrössern.
Melanie Fichtner, IT-Leiterin Corporate IT, BayWa IT
Wie hilft IT den Mitarbeitern, sich zu fokussieren?
Fokussieren und priorisieren sind zwei wesentliche Handlungen, wenn die Arbeitslast sehr hoch ist. Das gilt sowohl für das Arbeitsspektrum der IT selbst als auch für alle anderen Mitarbeiter. Die IT kann durch den Einsatz geeigneter Tools für mehr Effizienz sorgen. Zeitaufwendige Arbeitsschritte lassen sich optimieren, sodass der Mitarbeiter sich auf seine Kernkompetenz konzentrieren kann. Dadurch steigen die Motivation und der Spass an der Arbeit.
Auf den Tischen unserer Mitarbeiter liegt meist viel mehr Arbeit herum als Zeit vorhanden ist, um diese auch zu erledigen. Nicht jede Arbeit, nicht jeder Auftrag muss auch wirklich erledigt oder umgesetzt werden. Eine wesentliche Aufgabe von top IT-Verantwortlichen ist es, die Prioritäten der IT mit den Prioritäten des Unternehmens abzugleichen, damit die IT-Teams an den richtigen Themen arbeiten. Ein zweiter wesentlicher Teil dieser Herausforderung ist es, passende interne Arbeitssysteme zu schaffen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeit nicht nur effizient erledigen können, sondern auch schnell Unternehmenswert geschaffen wird und somit sinnstiftend für die Mitarbeiter wirkt. Scrum und Kanban sind Vertreter solcher Arbeitssysteme.
Thomas Thalhammer, Head of Workplace, SPAR ICS
Was behindert Mitarbeiter dabei, ihren Job qualitativ hochwertig und kundenorientiert auszuüben? Oft sind es unnötige, bürokratische Arbeitsschritte oder manuelle Interventionen, die viel Zeit benötigen, jedoch nur einen geringen Wert bei der professionellen Erfüllung ihrer Arbeit haben. Dort macht es Sinn hinzuschauen und mit der IT durchzuspielen, welche Möglichkeiten einer Verbesserung bzw. digitalen Unterstützung es gibt.
Die Qualität der Arbeit wird zunehmend wichtig: Können Mitarbeitende ihren Job effizient machen und ihre wertvolle Zeit für die Patient:innen einsetzen? In den USA übersetzt man diesen Gedanken mit dem Akronym GROSS: Get Rid of Stupid Stuff. IT – die Qualität des digitalen Arbeitsplatzes und der digital enabled Prozesse – ist genau dafür ein wesentliches Instrument. Als CIO steht man vor der Herausforderung den richtigen Dingen Priorität zu geben und durch eine gute Steuerung der IT-Mittel sicherzustellen, dass diese dann auch erfolgreich umgesetzt, betreut und betrieben werden.
Guru Sivaraman, Direktor ICT/ CIO, Universitätsspital Zürich
Wer kennt sie nicht, die Situationen am Scanner: Original wird nicht richtig eingezogen, Scan bricht plötzlich ab, gescanntes Dokument landet nicht digital in der E-Mail-Inbox etc. Meist passiert das, wenn nicht viel Zeit ist. Dann bildet sich eine kleine Traube an Kollegen, die helfen wollen und genauso scheitern. Banale Probleme, die jedoch in Summe viel Zeit rauben und den Arbeitsprozess unnötig unterbrechen. Solche “kleinen“ Ärgernisse gibt es immer wieder. Damit sich die Mitarbeiter fokussieren können und solche Störungen nur selten auftreten, ist der Service der IT gefragt.
Wahres produktives Arbeiten geschieht, wenn Menschen gar nicht aus Ihrem Arbeitsflow herausgezerrt werden. IT-Abteilungen müssen sich Ihrer Rolle und Verantwortung als die “Architects of Flow” bewusst sein. (https://dex.nexthink.com/articles/dex-show-29-architects-of-flow/) Ein scheinbar kleines Problem mit einer langsamen Anwendung, einem Druck der nicht gleich wie gewünscht funktioniert, ein abgebrochener Team Call haben eine viel grössere Auswirkung auf die Produktivität als “nur” die paar Minuten die man deswegen unterbrochen wird. Die Produktivität der Mitarbeiter ist meistens schon lange vor der Meldung einer Störung beeinträchtigt: Studienergebnisse (Vanson Bourne https://www.nexthink.com/de/ressource/digitale-eigensabotage-und-diefolgen-fuer-unternehmen/) zeigen, dass der Grossteil der Störungen am Arbeitsplatz gar nicht erst dem IT-Support gemeldet wird und Mitarbeiter weiter leiden oder auch noch den Flow ihrer Kollegen beeinträchtigen, weil Sie diese nach ihrer Erfahrung fragen oder zu Hilfe holen. Daher muss die IT proaktiv werden und sowohl technische Störungen, aber auch Bedienungsund Akzeptanzprobleme der Mitarbeiter erkennen, diagnostizieren, und beseitigen bevor sie den Geschäftsbetrieb stören.
Helmut Maar, Sales Manager Alps, Nexthink
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