Exklusiv im #ConfareBlog mit Fabian Ringwald, Swica:
Eine proaktive IT braucht ein gesundes Selbstbewusstsein
Unsere neueste Recherche für das Factsheet „Proactive IT“ bietet spannende Einblicke. Wir sprechen mit führenden IT-Entscheidungsträger*innen und ausgezeichneten CIOs aus dem Confare Netzwerk. Dieses Factsheet entsteht in Kooperation mit Lakeside Software.
In unserem Interview mit dem Confare #TopCIO Fabian Ringwald, CIO der SWICA, geht es um die strategischen, technischen und organisatorischen Veränderungen, die es auf dem Weg zu einer proaktiven IT braucht.
Treffen Sie Fabian RIngwald und das Team von Lakeside auf dem Confare #CIOSUMMIT Zürich, dem wichtigsten CIO-Treffpunkt der Schweiz. Hier werden die IT-Manager*innen des Jahres mit dem Confare #CIOAWARD ausgezeichnet. Einreichen und nominieren können Sie hier.
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Was macht eine proaktive IT wirklich aus? Welche Rolle spielst Du als CIO dabei?
Die Kunst der Proaktivität liegt darin, sie in der DNA der eigenen Organisation zu verankern, um sie dann im richtigen Augenblick auszuspielen. Wohldosiert statt immer und jederzeit; den Fokus darauf, mit der eigenen Proaktivität zu einer Verbesserung oder gar einer Neuerung mit viel Potential anzuregen und beizutragen. Damit das gelingt, braucht es in einer proaktiven IT Menschen, die einerseits Vor- und Mitdenken können, wollen und dürfen. Andererseits braucht es die selbstkritische Fähigkeit, die potentielle Wirkung, manchmal auch Tragweite und immer die Machbarkeit zum aktuellen Zeitpunkt der eigenen Vorschläge möglichst realistisch einschätzen können. Ganz besonders beim Faktor „dürfen“ spielt man als CIO eine Rolle: zuhören ohne direkt zu bewerten, Raum für die individuelle wie auch für die Entwicklung kreativer Gedanken bieten und bei sich selbst starten bezüglich selbstkritischem Hinterfragen.
Wo sind die wichtigsten Handlungsfelder um eine IT von einer reaktiven IT zu einer proaktiven IT zu verändern? 
Eine reaktive IT ist häufig geprägt durch:
- ein fehlendes oder unvollständiges Verständnis des eigenen Wertbeitrags zum Unternehmenszweck: Wozu liefern wir einen Beitrag?
- Führungsstile, die sich eher an Hierarchien und Machtlinien orientieren und Entscheidungen primär von oben nach unten fällen: Verantwortung im Sinne von Ownership findet sich nur an der Spitze der Hierarchie, in den unteren Ebenen finden sich ausgeprägte Befehlsempfänger.
- Einer reinen Demand-/Deliver-Beziehung zu Fachbereichen: Anforderungen an Systeme und IT-Werkzeuge werden ohne wesentliches Sparring und manches Mal auch gegen besseres Wissen akzeptiert und umgesetzt
Je nachdem, wie ausgeprägt diese drei Prägungen sind, braucht der Wandel zu einer proaktiven Haltung Zeit. Zu Beginn steht die Erkenntnis und Einsicht der oberen Hierarchie-Stufen, dass eine Organisation aus Wissensarbeitenden ja genau dafür angestellt ist, die Dinge besser zu wissen. Dieses – im positiven Sinne – Besserwissen gilt es dann am Unternehmenszweck auszurichten. Damit das wiederum gelingt, ist eine gesunde Gesprächs- und Diskurskultur nötig und durchaus auch etwas Stolz auf die eigenen Fähigkeiten. Mit einer derart ausgerichteten Kultur, einem gesunden Selbstbewusstsein bezüglich der eigenen Fähigkeit als Organisation und Individuum kann dann der Schritt in ein Sparring auf Augenhöhe mit den Fachbereichen gelingen. Wer glaubhaft vertreten kann, sich in Handeln und Wirken am Unternehmenszweck auszurichten, findet Partner statt Besteller.
Welche Bedeutung haben Nachhaltigkeit, Innovationsbereitschaft und Human Experience dabei?
Die Bereitschaft sich selbst zu verändern legt die Grundlage für die Wirksamkeit einer proaktiven IT. „Weiter so wie bisher“ war noch nie der Schlüssel für einen neuen Erfolg. Innovationsbereitschaft ist hier nach innen wie nach aussen zu begreifen. Einmal geht es um die Wandlungsfähigkeit der IT-Organisation, das andere Mal geht es darum, eine Innovation gemeinsam mit den Fachbereichen zu initiieren und die sich daraus ergebenden Chancen für den Unternehmenszweck zu gestalten und letztlich zu nutzen. Ein Fokus auf Nachhaltigkeit hilft dabei, Innovationen in klaren definierten Experimenten zu erproben, zu verwerfen oder weiter zu entwickeln. Dass es dafür die passenden Menschen mit mutigem Mindset und grosser Entscheidungsfähigkeit benötigt, überrascht heute niemanden mehr.
Wie verändern sich IT-Organisation und IT-Strategie dabei?
Neben den technologischen Kernkompetenzen und dem klassischen Fokus auf kostenoptimierte Betriebsmodelle ergänzt eine proaktive IT den Fokus um eine Businessperspektive. Eine funktionale IT-Strategie, die sich explizit aus der Unternehmensstrategie ableitet und klar formuliert, welchen Beitrag sie zur Umsetzung leistet, gehört ebenso dazu wie die Fähigkeit, sich von einer ausführenden über eine beratende hin zu einer partnerschaftlich gestaltenden Informatik zu entwickeln. Dabei entstehen oder stärken sich Rollen, die genau diesen Schulterschluss zwischen Informatik und Fachbereichen im Fokus haben. Elemente dieser IT-Organisationen sind dann allenfalls sogar integraler Teil der Fachbereiche (inkl. Einordnung im Organigramm). Der Schulterschluss gelingt über ein entsprechend gemeinsam gelebtes Governance- und Compliance-Verständnis.
Welche Anforderungen gibt es an IT-Infrastruktur und IT-Architektur um die Rolle einer proaktiven IT spielen zu können?
In der Vergangenheit waren Infrastrukturen unflexibel und IT-Architekten häufig die Polizisten einer nur vermeintlich optimalen Traumwelt, die ausser ihnen kaum jemand im Unternehmen überhaupt verstehen konnte und noch viel weniger verstehen wollte. Im Ergebnis verlor man sich in endlosen Diskussionen rund um multidimensionale Architekturmodelle, aus denen sich kein wesentlicher Businessnutzen ableiten liess, und die in sich selbst nicht selten final zur technischen Schuld mutierten.
Es geht besser: Architektur als möglich- und bessermachender, durchaus kritischer Sparringpartner für jegliche Veränderung der IT-Landschaft. Eine gesunde Architektur erzeugt einen PULL-Effekt im Unternehmen, dem sich Projekte und andere Change-Piloten nicht entziehen können und – viel wichtiger – es auch gar nicht wollen. Architektur als Orientierungshilfe, als Qualitätssigel, als Partner im Ringen um eine möglichst sinnvolle, nachhaltige und nicht zuletzt nützliche Lösung. Kompromisse werden dabei ebenso selbstverständlich eingegangen, wie die Beseitigung der daraus entstehenden technologischen, organisatorischen oder regulatorischen Schulden angepackt wird. Das fällt leicht(er), wenn man sich gemeinsam dazu entscheiden konnte.
Mit solche einem modernen Architekturverständnis gelingt auch der Wandel von starren Infrastrukturen in flexiblere Welten. Je nach Ausgangslage dauert das seine Zeit – für Unmögliches finden gute Architekten sofort einen Ansatz, für Wunder brauchen auch sie etwas länger.
Welche Tools, Mechanismen und Methoden haben sich bewährt um die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter*innen an eine proaktive IT zu verstehen?
Zuhören, zuhören und zuhören – und dann im gemeinsamen Ringen um Lösungen eine gesunde Prise positiven Besserwissens, im Sinne von fundierten Kenntnissen und Kommunikationsfähigkeiten. Das sind unverändert die relevanten Management-Werkzeuge, um eine proaktive IT an den Bedürfnissen und Wünschen der Mitarbeitenden auszurichten.
Was macht das Erlebnis des Anwenders am digitalen Arbeitsplatz aus? Wie kann eine proaktive IT dazu beitragen und das gestalten?
Anwendern unserer digitalen Arbeitsplätze fällt es zu recht schwer zu verstehen, warum Dinge, die ihnen im privaten Umfeld so einfach fallen, im Unternehmenskontext ein Ding der Unmöglichkeit darstellen. Sei es die Installation eines kleinen Tools, der Wunsch nach einer speziellen Tastatur, Maus oder die Installation des Druckertreibers für die Nutzung des privaten Druckers im Homeoffice. Auch eine proaktive IT wird in diesem Kontext immer an die Grenzen der eigenen Supportfähigkeit stossen – das Wissen über jeden denkbaren Home-Use-Druckers wird sich kaum sinnvoll im Service-Desk aufbauen und erhalten lassen. Sie kann aber genau diese Zusammenhänge proaktiv erklären: Warum setzt die Firma auf ein bestimmtes und für alle gleiches Mobiltelefon? Warum sind private Drucker – besonders in datenschutztechnisch heiklem Kontext eine Herausforderung? Und warum kann ich nicht einfach meine privat erworbene Lizenz für eine Software im beruflichen Kontext nutzen? Gleichzeitig gilt es den Rahmen des Möglichen nicht unnötig einzuschränken: BYOD mag für Notebooks (noch) nicht überall funktionieren – für Mobiltelefone gibt es kaum noch entsprechende Hürden. Und allenfalls lässt sich sogar ein ökonomischer Vorteil erzielen, wenn die extrem kleinteiligen Bestell- und Freigabeprozesse für Kleinstbestellungen (Mäuse, Tastaturen, Presenter, …) grosszügig entschlackt werden.
Die sicher einmal sinnvollen und mindestens gut gemeinten Prozesse und Einschränkungen der Vergangenheit haben sich eventuell überholt. Eine proaktive IT hat das im Blick und weiss auch, dass der Service-Desk und der digitale Arbeitsplatz die Visitenkarte der Informatik darstellt. Die wenigsten Mitarbeitenden in Unternehmen haben Einsicht in die Welt dahinter… die Visitenkarte gehört deshalb gehegt und gepflegt.
Wie wirkt sich diese proaktive Rolle auf die Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Fachabteilungen aus?
Eine proaktive Informatik hat häufig einen Platz in der Geschäftsführung und engagiert sich auf strategischer Ebene in der Mitgestaltung des Unternehmenszwecks. Mit dieser strategischen Verwurzelung gelingt der Austausch mit Geschäftsleistungs-Peers auf Augenhöhe. Die Ausrichtung der Informatik in der Wirkungslogik der Unternehmung ist eine direkte Folge daraus. Besonders in bereichsübergreifenden Themen kann die Informatik auf dieser Ebene ihre Einblicke in nahezu sämtliche Geschäftsprozesse einbringen und eine effiziente und sinnhafte Ausrichtung der IT-Werkzeuge wie auch der Produkte und Dienstleistungen der Unternehmung begünstigen.
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