In einem aufsehenerregenden Projekt wurden bei der B·A·D-Gruppe in weniger als 5 Monaten 5.000 Lenovo ThinkPads zum Einsatz gebracht. Das Unternehmen IT-Haus hat das Projekt als Dienstleister begleitet. Auf dem Confare #CIOSUMMIT Frankfurt präsentieren die Experten von IT-Haus, was bei diesem Projekt die Erfolgsfaktoren waren und wie man als IT-Chef einen nachhaltigen und effizienten Umgang mit smarten Endgeräten leben kann. Im Vorfeld wollten wir von Albert Scheibler, Business Relationship Manager Enterprise bei IT-Haus mehr darüber wissen.
Persönlich treffen Sie hochkarätige CIOs und Top-Manager des DACH-Raums aus Unternehmen wie SBB, UVEX, Bundesagentur für Arbeit oder Deutsche Bahn beim Confare #CIOSUMMIT Frankfurt. Hier findet auch die Preisverleihung der Confare CIO #IMPACTCHALLENGE 2021 statt. Als IT-Manager ist Ihre Teilnahme nicht mit Kosten verbunden. Melden Sie sich also gleich an.
Das Management von Endgeräten im Unternehmen ist immer noch eine Herausforderung. Welche Verantwortung ergibt sich daraus für die Unternehmens-IT?
Ich glaube die Verantwortung der Unternehmens-IT steigt zusammen mit den Anforderungen in den Kontexten „Future Workplace“ und „Digitalisierung“. Diese Themen sind zusammen mit der Pandemie ins Zentrum der Aufmerksamkeit gerückt und führen zu konkreten Investitionsplänen.
Wir beobachten gerade mit Spannung wie sich die Arbeitskultur verändert und der Homeoffice-Arbeitsplatz sowohl von Arbeitgeber- als auch von Arbeitnehmerseite eine sehr viel höhere Akzeptanz und Nachfrage erfährt. Gleichzeitig sehen wir allerorts Engpässe in der Hersteller-Produktion für IT Equipment, insbesondere bei Endgeräten, die sicher noch bis Mitte/Ende 2022 anhalten werden. Der Unternehmens-IT kommt hier wirklich eine Schlüsselrolle zu, weil sie im Zuge dieser neuen Entwicklungen die Logistik, Security, Usability und Performance für die Anwender gewährleisten soll.
Hier kommen wir von IT-HAUS ins Spiel. Wir arbeiten mit modernen IT-Konzepten und stellen unseren Kunden die notwendigen Ressourcen zur Verfügung, um die Transition zu bewältigen. Ob es nun darum geht die Endgeräte schon startbereit direkt zum Anwender zu bringen oder einen global standardisierten Warenkorb für Endgeräte aufzusetzen, IT-HAUS zeichnet sich durch viel Erfahrung und Flexibilität in einem stark volatilen Umfeld aus.
Wie sieht der Lifecycle moderner Devices aus? Was ist dabei für den IT-Chef wichtig?
Alle Entwicklungen deuten auf eine stärkere Durchdringung von Device-as-a-Service Konzepten hin. Dies ist auch förderlich für einen stringenten Lifecycle bei Endgeräten. Bei stark IT-Budget limitierten Unternehmen, kommt ein gekauftes Notebook schon einmal auf eine Lebenszeit von sechs bis sieben Jahren. Auch wenn eine derartig lange Lebenszeit aus ökologischen Gesichtspunkten sinnvoll ist, kann es passieren, dass ein solches Gerät durch Reparaturen und notwendiges IT-Management ein Vielfaches an Kosten produziert und mit einer sinkenden Anwenderzufriedenheit einher geht.
Deshalb ist dem IT-Chef wichtig, dass er einen klar definierten Lifecycle pro Endgerät hat, dass über ein umfangreiches Asset-Management mehr Nachvollziehbarkeit und Transparenz geschaffen wird und, dass Rollout- und Rollback-Prozesse für die entsprechenden Endgeräte frühzeitig und klar geplant werden. Während des Lifecycles sollte die Nutzbarkeit für den User gewährleistet sein, dies lässt sich beispielsweise im Reparatur- oder Diebstahlfall über einen SWAP-Pool gut realisieren.
Ob Leasing oder Kauf, ökologische Gesichtspunkte können auch hier berücksichtigt werden, wenn die Endgeräte nach ihrem festen Lifecycle zertifiziert und aufbereitet in den Markt für gebrauchte Endgeräte zurückgeführt werden und hier in den zweiten Lifecycle gehen. Je hochwertiger die angeschafften Endgeräte, desto langlebiger sind Sie auch im ersten und zweiten Lifecycle.
Was ist bei Massenrollouts von smarten Endgeräten zu beachten?
Im Vergleich zum gängigen Warenkorb-Geschäft, in dem Endgeräte mehr oder weniger gleichmäßig verteilt und nach Bedarf angeschafft werden, ist ein Massenrollout besonders planungs- und ressourcenintensiv.
Wenn beispielsweise in einem Zeitraum von einem Monat Endgeräte bei Tausenden von Anwendern und auch noch an verschiedenen Standorten gewechselt werden sollen, dann erfordert das ein sehr hohes Maß an Koordination und lässt wenig Spielraum für Verzögerungen. Die Endgeräte müssen in der Regel fertig betankt sein und logistisch an die Anwender-Standorte gebracht werden. Das technische Rollout-Team sollte nach einem definiertem Ablaufplan den Wechsel beim Anwender gemäß einem vorterminierten Slot vornehmen und den Anwender bereits vor Ablauf briefen. Nach einer Funktionskontrolle wird das alte Endgerät des Anwenders logistisch zurück geführt in den ReMarketing-Prozess.
Solche Auslieferungsvolumina erfordern ein größeres Team von Rollout-Technikern mit koordinierender Stelle, die auch auf unvorhergesehene Ereignisse schnell und flexibel reagieren kann. Auch während der Pandemie hat IT-HAUS solche anspruchsvollen Rollouts durchgeführt. Aufgrund der pandemiebedingten Regularien im Bereich Kontaktreduktion und aufgrund ungeplanter und bis dato ungekannter Lieferverzögerungen, wurden wir vor echte Herausforderungen gestellt. Die Möglichkeit interne Prozesse zu beschleunigen und Rollout-Prozesse agil und flexibel umplanen zu können, ermöglichten es uns dennoch, unsere Zusagen und Timelines einzuhalten.
Welche Fallstricke sollte man bei solchen Projekten unbedingt vermeiden?
Am allerwichtigsten ist die Planung im Vorfeld. Es muss im Vorhinein klar definiert sein, welche Projektverantwortlichkeiten jeweils auf Kunden- und auf Dienstleister-Seite bestehen. Diese Verantwortlichkeiten müssen fair verteilt und mit möglichst hoher Zuverlässigkeit eingehalten werden, sonst führen bereits kleine Engpässe an einer Stelle zu einer Art Dominoeffekt, mit noch größeren Engpässen an nachfolgenden Stellen. Außerdem sind Flexibilität, ausreichende zeitliche „Puffer“ und Strategien für Notfallszenarien wichtig. Hier hilft uns die langjährige Erfahrung zu erkennen, wenn ein Projekt in Schieflage gerät und rechtzeitig entgegenzusteuern.
Welche Möglichkeiten bietet IT-Haus für den CIO in diesem Zusammenhang?
IT-HAUS leistet sich einen eigenen IT-Field-Service in Deutschland mit weit über hundert fest angestellten Technikern an über 25 Standorten. Für Massenrollouts können wir unsere Ressourcen bündeln und eine auf Kundenanforderungen zugeschnittene Projektumsetzung gewährleisten, sowohl auf nationaler als auch internationaler Ebene. Zudem pflegen wir unsere strategischen Beziehungen mit ausgewählten Herstellern zur bestmöglichen Ergänzung von Hersteller- und Systemhausstärken in der Projektumsetzung für den CIO.
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